Bereits im Studium hatte ich natürlich immer das Ziel der produktiven, effektiven (Zeit sparenden) Arbeitsweise. Hätte ich nur damals gewusst, was ich heute bezüglich Produktivität weiß…
Bedingt durch meinen Arbeitsalltag wurde es im Verlauf zunächst aber nicht wirklich besser. Hier kam es schon vor, dass ich auf Dienstreisen 2 Laptops, ein iPad und 2 Smartphones mit mir herumgetragen habe. Abgesehen von Gepäck und Platzthematik, sind hierbei in den alltäglichen Prozessen ganz andere Probleme entstanden. Wo habe ich was zu welchem Zeitpunkt zuletzt bearbeitet? Wo wurde die Datei zuletzt gespeichert? Lokal auf einem Gerät oder doch auf einer Cloud? Und wo sind eigentlich die Papiere mit den Notizen, die ich mir zu den einzelnen Projekten gemacht habe? Im Koffer? Im Büro? Oder habe ich die Unterlagen zu Hause auf dem Küchentisch liegen lassen?
Ich habe mich dann dazu entschieden, das Chaos konsequent zu beenden, damit meine Produktivität gesteigert werden- und mein wichtigstes Kapital -meine Zeit- besser nutzen kann.
Schritt 1: Das Papierlose Büro
Im ersten Schritt habe ich mich dazu entschieden, zukünftig konsequent auf Papier in meinem Arbeitsalltag zu verzichten. Die Tatsachen, dass die richtigen Unterlagen und Notizen nicht immer zur Hand waren und die Papierunterlagen ähnlich wie eine weiteres Gerät eine zusätzliche Informations- und Arbeitsgrundlage darstellten, haben mich beinahe wahnsinnig gemacht.
Und so war die Entscheidung des papierlosen Büros geboren und so habe ich -von einen auf den anderen Tag- damit begonnen, alle Notizen, Tasks, etc. ausschließlich digital zu erfassen. Gleichzeitig habe ich alle Papierinformationen, die mir zugesandt wurden, konsequent digitalisiert und archiviert. Um den Arbeitsaufwand mit dieser Entscheidung möglichst gering zu halten und nicht in den folgenden Wochen ausschließlich mit dem Scannen von Dokumenten beschäftigt zu sein, habe ich das Projekt bewusst prospektiv gestartet und auf die Digitalisierung der bis dahin alten Dokumente verzichtet. Nur wenn ich solche alte Dokumente für neue Prozesse erneut benötigte, habe ich die notwendigen alten Unterlagen gescannt und meinem digitalen Archiv zugeführt.
Für welchen Prozess beim Scanvorgang ich mich entschieden habe und wie ich heute mein digitales Archiv führe, beschreibe ich Dir schrittweise in einem der folgenden Blogs.
Schritt 2: iPad Only
Auf Papier zu verzichten ist eine Sache; auf handschriftliche Notizen und Planungen zu verzichten aber eine ganz andere. Ich selbst kann und möchte nicht auf die Möglichkeit verzichten, handschriftlich zu agieren. Handschriftliche Notizen bei Vorbereitungen für meine Vorträge zu machen, Dokumente handschriftlich zu bearbeiten oder auch einfach Notizen handschriftlich während eines Meetings machen zu können, ist ausgesprochen wichtig für mich. Es fühlt sich einfach anders an, wenn ich Worte mit einem Stift aufschreibe anstatt die Informationen über eine Tastatur festzuhalten. Aus diesem Grunde habe ich mich dazu entschieden, im Sinne einer “Ein-Gerät-Philosophie” konsequent auf die iPadOnly-Strategie umzustellen und habe mein MacBook in Rente geschickt. Mit diesem Schritt habe ich die Möglichkeit, mit einem Stift handschriftliche Notizen festzuhalten während mir gleichzeitig die gesamte digitale Welt, die für meine Arbeitsabläufe wichtig ist, offen steht.
Heute verwende ich ein iPAD PRO 12,9 Zoll (2918) als einziges Arbeitsgerät. Ergänzt wird dies durch den APPLE PENCIL (2. GENERATION), um effizient handschriftlich tätig zu sein. Vorsicht, Spoiler-Alarm: Dieser Stift ist der Knaller und in Kombination mit dem iPad habe ich ihn innerhalb von 10 Sekunden lieben gelernt!
Hinzu rundet das APPLE SMART KEYBOARD als Tastatur meine Grundausrüstung ab und das Abenteuer “iPadOnly” konnte beginnen und begeistert mich bis heute. Sicherlich haben alle Geräte ihre Pros und Cons…auch darauf gehe ich in einem meiner nächsten Blogs ein.
Schritt 3: Ich setze auf die Cloud
Mit der Entscheidung des papierlosen Büros und der Tatsache, ausschließlich das iPad zu verwenden, stellte sich die Frage, wo ich meine Daten zukünftig hinterlegen möchte. Ich habe mich dazu entschlossen, ein mehrstufiges Konzept zu verwenden, aber ab sofort auf die Arbeit mit der Cloud-Technologie zu vertrauen. Und ich habe es keinen Tag bereut.
Das Prinzip meiner Arbeitsweise ist hier ganz einfach. Aktuelle Projekte ruhen im Ordner “aktuell” in Dropbox, einem Online Archiv- und Notizsystem, welches über eine zunehmend mächtige Suchfunktion verfügt und auch ohne App von jedem Endgerät aus bedient werden kann, wenn dies notwendig ist. Die Daten können geteilt und verlinkt werden und sind unabhängig vom Betriebssystem. Ich bin also nicht gezwungen, den Rest meiner Tage mit iOS zu arbeiten und aufgrund der Vergangenheit mir unterschiedlichsten Betriebssystemen hat es sich für mich bewährt, in systemunabhängige Philosophien zu investieren, auch wenn es auf den ersten Blick etwas komplizierter erscheint.
Zudem arbeiten meine wichtigsten Apps aus dem Bereich Produktivität effektiv mit der Dropbox zusammen, sodass Sicherheitskopien automatisiert hinterlegt werden können und neue Dokumente und Dateien problemlos ihren Weg in mein Dateisystem finden können, was den Aspekt des “Komplizierten” deutliche relativiert.
Wie meine Arbeitsstrategie im iPadOnly-Konzept aussieht, welche Apps ich verwende und wie sich mein Workflow -insbesondere in der Vorbereitung auf Vorträge- verhält, erfährst Du in den nächsten Artikeln.
Wenn Du spezielle Fragen, Kommentare oder Anmerkungen hast, dann freue ich mich über Deinen Kontakt via Twitter oder Mail.
Bis dahin,
Sebastian.
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