DR. Sebastian Casu

Mit meiner Entscheidung ab sofort beruflich und privat papierlos zu sein, benötigte ich einen digitalen Ort, der alle Ideen, Einfälle, Eingebungen, Aufgaben, Aufträge usw. usw. für mich sammelt. Ohne Verwendung eines solchen Sammelplatzes gibt es für mich nur zwei Möglichkeiten:

1. ich vergesse sofort, was ich mir eigentlich merken und später erledigen wollte.
2. noch schlimmer: ich vergesse zwar nicht meine Idee oder die neue Aufgabe, bin aber ansonsten kognitiv zu nichts mehr zu gebrauchen.

Und da Einsicht der erste Weg zur Besserung ist, habe ich mich sehr schnell an das Konzept der schnellen Sammelstelle (siehe Punkt 1 des GTD-Prinzips in BLOG 14) gewöhnt.

Für mich muss dieser digitale Wunderkasten verschiedene Grundlagen erfüllen:

• Über alles Systeme (iOS, Windows, Android, etc.) hinweg verwendbar sein, denn dies bedeutet auch Unabhängigkeit in der Wahl meiner Devices in der Zukunft
• Über jedes Device (iPad, Smartphone, Desktop-PC in der Klinik, Mac, etc.) schnell zugreifbar sein, denn Ideen warten nicht darauf, dass man zufällig gerade das richtige Gerät in der Hand hat
• Einfach oder besser schon minimalistisch im Layout sein, denn sonst werde ich einfach abgelenkt, mit Reizen überflutet und verrückt
• Einfach zu bedienen sein (denn ich habe keine Lust mich stundenlang mir der Bedienung von Hilfsmitteln auseinanderzusetzen, da schreib ich doch lieber einen kleinen Blog)
• Schön in meinen Kalender integrierbar sein, der wiederum selbst alle o.g. Punkte erfüllt, denn das ist wichtig für meinen aktuellen Workflow

Und nach Testung von zig Taskmanagern, Notiz-Apps, Kalendersystemen etc. bin ich bei Google Keep gelandet.

Google Keep ist eigentlich kein klassischer Taskmanagemer. Vielmehr ist es eine Art Notiz-App, die man als „Allrounder“ einsetzen kann. Aber durch das minimalistisch Design, die Funktionalität und intuitive Bedienung liegt es mir offensichtlich besonders, lenkt mich nicht vom Wesentlichen ab und hat sich zu einem ausgesprochen treuen Helferlein entwickelt.

Man kann Google Keep wohl mit weißem Hintergrund als auch im Dark-Mode verwenden, was ich sehr gerne nutze. Dies funktioniert nicht nur in den mobilen Versionen, sondern auch bei der Desktop-Version im iPad und Computer.

Wenn man sehr puristisch unterwegs ist, lassen sich einfache Listen erstellen. Diese nutze ich als Task-Listen, indem ich ein wählbares „Kästchen“ vor die Aufgabe oder Idee setze. Ist eine Aufgabe erledigt, kann man bereits in der Listenvorschau nach Erledigung einen Haken setzen und die erledigte Aufgabe erscheint automatisch durchgestrichen im unteren Teil der Liste. Diese in Task-Managern eigentlich standardisierte Funktion hat sich im Laufe der Zeit in meinem Workflow mit Google Keep sehr bewährt.

Um die Listen schneller und besser voneinander unterscheiden zu können, habe ich sie unterschiedlich farblich markiert. Dies kostet mich nur einen Klick pro Liste und ich habe mich mit diesem Schritt nicht lange aufgehalten, sondern mich durch die einfache Bedienung weiterhin stets auf die Inhalte fokussieren können.

Tatsächlich kannst du aber bei Bedarf durch viele Spielreien die Listen unterschiedlich gestalten und zum Beispiel auch mit Bildern oder Fotos versehen. Dies habe ich mal anhand eines Beispielbildes mitgebracht.

Ich habe grundsätzlich 3 Listen in Google Keep fest etabliert und „angepinnt“, sodass eben genau diese drei Listen stets an der gleichen Stelle zu sehen sind:

1. ToDo ist mein „allgemeiner Aufgaben- und Ideeneingang“, der am häufigsten verwendet wird
2. Blog ist speziell für spontane Eingebungen gedacht, die meinen Blog betreffen
3. Einkaufsliste…selbstredend.

Da ich häufig ausgesprochen fokussiert auf die Inhalte eines Teilbereichs achten möchte, habe ich Label an die Listen angebracht, ebenfalls ToDo, Blog und Einkaufsliste genannt und eben genau diese Listen mit den Labels versehen. Wähle ich nun ein solches Label an der linken Seitenleiste von Google Keep an, wird mir automatisch auch nur eine Liste angezeigt, die mit entsprechendem Label versehen wurde. Die anderen Listen werden ausgeblendet. Extrem entlastend, da die Versuchung in anderen Listen zu stöbern dadurch deutlich minimiert wird. Einfach wunderbar.

Wenn ich mich dann spätestens abends mit der Zuteilung der gesammelten Aufgaben und Ideen auseinandersetze (Punkt 2 des GTD-Prinzips aus BLOG 14), öffne ich meine Kalenderübersicht in Google Kalender. Je nachdem was ich wie planen möchte, öffne ich die Wochen- oder Monatsübersicht.

Durch nur einen Klick kann ich mir jetzt gleichzeitig meine Notizen am rechten Seitenrand anzeigen lassen. Alternativ öffne ich einfach den Splitscreen im iPad und stelle mir so Google Keep und Google Kalender gegenüber. So gelingt es mir eine guter Übersicht zu erhalten und dann die verschiedenen Aufgaben zuzuteilen.

Aufgaben, die in ein größeres Projekt gehören oder für welche es sich lohnt ein neues Projekt zu eröffnen, werden dem entsprechenden Projektordner zugeteilt (hiervon ein anderes Mal).

Mein „Kniff“ ist, dass Aufgaben, die nicht in ein Projekt gehören oder eröffnen, von mir in dafür geeignete Tage ohne zeitliche Zuordnung in den Kalender geplant werden. Somit erscheinen diese Aufgaben ganz oben und stets sichtbar in der Kalenderansicht am jeweiligen Tag und ich habe immer die Übersicht über meinen Tages- und Wochenablauf und kann auf die jeweilige Terminlast im Kalender mit direktem Blick reagieren und tatsächlich realistisch planen. Und wenn eine der Aufgaben aus welchen Gründen auch immer nicht erledigt werden konnte, bin ich in der Lage durch die Kalenderübersicht einen guten neuen Tag unter Berücksichtigung meiner Termine zu finden, ohne zwei Systeme verwenden zu müssen.

Sind mir Aufgaben oder Ideen besonders wichtig, plane ich mir diese als zeitlich definierten Termin in den Tag. Dies bewerkstellige ich entweder dadurch, dass ich innerhalb von Google Keep die entsprechende Aufgabe mit einer Tages- und Zeitmarke versehe, wodurch diese dann automatisch im Kalender erscheint oder ich gebe die Aufgabe rasch selbst im Kalender ein.

Blockiere ich Zeiten im Kalender für spezielle Aufgaben, die in Projekte verankert sind, verwende ich als Stichwort nie die tatsächlich spezielle Aufgabe oder die jeweiligen Bestandteile eines Projektes, sondern hinterlege einen mir als sinnvoll erscheinenden Zeitraum mit der Überschrift des Gesamtprojekts, in dem ich dann meine projektspezifischen Aufgaben abarbeite. Durch meine ärztliche Tätigkeit in der Akutmedizin habe ich nämlich schmerzlich lernen müssen, dass eine zu stringente Planung auch als Chefarzt nicht sinnvoll ist. Zuviel unvorhergesehene Unterbrechungen führen rasch zu einer Fehlplanung und können dann somit den gesamten Tagesverlauf durcheinander bringen. Dann erschien es mir bis zuletzt doch sinnvoller, weniger ambitioniert zu planen und dafür weniger Zeit für die spätere Umorganisation investieren zu müssen. Seither bin ich nicht nur mit realistischer Planung produktiver sondern auch zufriedener.

Natürlich können Aufgaben aus Google Keep genauso wie Termine oder ganze Terminkalender mit anderen Leuten geteilt werden, wenn dies gewünscht ist. Häufig kann dies bei gemeinsamen Projekten auch durchaus sinnvoll sein. Außerdem nutze ich gern die Möglichkeit der farblichen Markierung, um mir auf den ersten Blick klar zu machen, ob es sich um eine Erinnerung für die Erledigung einer meiner Aufgaben handelt oder ich einen anderweitigen Termin habe. Sicherlich sind deiner Fantasie in der pragmatischen Gestaltung keine Grenzen gesetzt.

In diesem Blog habe ich dir meine Arbeitsweise für das Sammeln von Ideen und Aufgaben im Tagesverlauf mit anschließender Zuteilung nicht projektassoziierter Aufgaben mit Hilfe von Google Keep und dem Google Kalender gezeigt.

Wenn du hierzu Fragen, Kommentare oder Wünsche zu weiteren Ausführungen hast, dann melde dich doch einfach via Twitter oder schreib mir eine Mail.

Bis dahin,

Sebastian