Sicherlich bin ich nicht der Einzige, der immer wieder im Jahr kleinere Projekte oder Aufgaben hat, die sich strukturell sehr ähneln oder gar gleich sind. Schöne Beispiele sind hier die Durchführung von Schulungen und Fortbildungen, Seminaren, kleineren Kongressen, aber auch die Vorbereitung von Meetings, das Durchführen eines Reviews und viele Beispiele mehr. Für solche Dinge kommen bei mir Checklisten zum Einsatz, die sich im Laufe der Zeit entwickelt und verfeinert haben. Diese sind für mich die Grundlage, um
- Nichts in Vor- und Nachbereitung sowie eigentlicher Durchführung zu vergessen
- Durch schnelles Abarbeiten und abhaken effizient zu arbeiten
- Bei Bedarf die Vorbereitung komplikationslos zu delegieren, indem ich die einfache Checkliste einem Empfänger zukommen lasse und um Erledigung bitte.
Und wie halte ich die Checklisten vor? Ganz einfach und schon beinahe langweilig konventionell: in Word-Dateien, die ich projektbezogen in meiner Dropbox aufbewahre. Ich habe mich aus den bekannten Gründen für diese Form der Checklisten entschieden:
- Es ist mit Apps mobil sowie in der Desktop-Variante jederzeit einsehbar und für mich in gewohnter Weise leicht zu bedienen.
- Ich musste den Umgang mit diesem System nicht neu erlernen.
- Ich kann meine Checkliste rasch mit jemandem teilen und wenn dieser jemand im Gegensatz zu mir gern mit Papier arbeitet, kann er sich die Liste dank des einfachen Systems komplikationslos ausdrucken und eben so damit arbeiten.
Wenn ich selbst wie so häufig den Drang verspüre, die Checkliste handschriftlich zu bearbeiten oder kleinere Notizen darin zu hinterlegen, kopiere ich mir die jeweilige Liste als PDF in Notability. Hier kann ich mit meinem iPad schalten und walten, wie es mir für die Bearbeitung der Liste beliebt.
So banal es scheinen mag: ausprobieren! Die einfachsten Dinge bringen dich schnell zum Erfolg!
Wenn Du Fragen, Ergänzungen oder Anmerkungen zu diesem Thema hast, dann kontaktiere mich doch gerne via Twitter oder schreib mir eine Mail.
Bis dahin,
Sebastian.