Spark von der Firma Readdle ist das Mailprogramm meines Vertrauens, obwohl ich hierdurch eine meiner Grundregeln verletze, denn es gibt leider keine Online-Version. Somit bin ich abhängig von meiner Arbeit über die App. Das ist zugegebenermaßen nicht so schlimm, da ich mittlerweile mit meiner iPad-Only-Strategie unterwegs bin und dadurch nur noch beruflich gezwungen werde, einen Desktop-PC zu verwenden, dem Spark natürlich ebenfalls nicht zur Verfügung steht. Hier ist leider Outlook Pflicht. Grundsätzlich kann Spark sowohl mit iOS als auch mit Android verwendet werden. Auch gibt es seit bereits einiger Zeit eine Desktop-Version für alle Mac-Benutzer. Ich verwende das Programm in seiner kostenlosen Grundversion als App auf dem iPad und dem iPhone.
Ich nutze Spark nun bereits seit einigen Jahren und ich liebe es, weil es ausgesprochen intuitiv ist. Bereits in den ersten Sekunden kamen die App und ich wunderbar miteinander zurecht. Dies begann schon mit der kinderleichten Einrichtung der verschiedenen Mail-Adressen. Schnell und unkompliziert. Wunderbar!
Folgend meine 10 Hauptgründe, weshalb ich Spark bevorzuge:
- Wunderwaffe “Smart Inbox”
Spark bietet einen sehr speziellen Posteingang, die “Smart-Inbox”. Hier werden die neuesten Mails aller Mailadressen kategorisiert nach individuellen Mails, Mitteilungen, Newslettern, etc. aufgelistet. Die unterschiedlichen Kategorien werden durch die Inbox ziemlich treffsicher erfasst und unterteilt. Somit entsteht eine automatische Priorisierung in der Inbox, die Überblick verschafft und ein schnelleres Abarbeiten der Mails erlaubt. Welche meiner Mailadressen hier angeschrieben wurde, erkenne ich an einer dezenten Farbmarkierung, die ich selbst definieren kann.
- Shortcuts
Durch das Antippen einer Mail und gleichzeitiges Verschieben nach links oder rechts kann ich verschiedene, individuell hinterlegte Befehle ausführen. Bewege ich nur wenig nach rechts, erscheint der erste Befehl, ziehe ich noch weiter nach rechts, erscheint der zweite. Da dies auch mit der Bewegung nach links möglich ist, bin ich in der Lage vier Befehle durch Wischgesten individuell zu hinterlegen, die mir tatsächlich helfen, schnell und sinnvoll mein Postfach zu leeren.
- Snooze, eine Wiedervorlage
Absoluter Vorreiter war diese App bei der Möglichkeit der Wiedervorstellung. Wenn ich eine Mail beispielsweise am Freitag Abend durchgehe und genau weiß, dass ich diese auf ein Projekt oder eine andere Aufgabe bezogen am Montag bearbeiten möchte, dann mache ich meine definierte Wischgeste auf “Snooze” und bestätige die Wiedervorlage zu einem Zeitpunkt meiner Wahl. Somit verschwindet die Mail aus meinem Posteingang und erscheint erst zu dem Zeitpunkt wieder als ungelesen in meiner Inbox, wenn ich die Mail ohnehin bearbeiten möchte. Und, keine Sorge, natürlich gibt es einen versteckten Unterordner, wo du bei versehentlicher Fehleinschätzung die Mail aufrufen und reaktivieren kannst, bevor die eigentlich definierte Zeit der Wiedervorlage gekommen ist.
- Gezielte Benachrichtigung
Selbst wenn du dich dazu entscheidest, über neue Mails durch einen Ton oder durch ein Pop-Up informiert zu werden, kann Spark individuelle Mails von Newslettern etc. ziemlich gut unterscheiden. Somit zeigt dir die App auf Wunsch nur individuell formulierte Mails an und platziert währenddessen die unwichtigeren Nachrichten still in der Inbox.
- Terminiert senden
Diese Funktion hat mich damals dazu gebracht, die App zu verwenden und ich wundere mich bis heute, weshalb es so lang gedauert hat, bis andere Anbieter begonnen haben, das gleiche Feature ebenfalls anzubieten. Ich kann mit Spark sehr unkompliziert eine Mail formulieren, und absenden, obgleich sie vielleicht erst in einem halben Jahr gesendet werden soll. So habe ich beispielsweise mit einem Kollegen vereinbart, dass ich ihn an einen Aspekt via Mail erinnern werde, der ein ruhendes Projekt betrifft. Dieses Projekt soll in 3 Monaten wieder aufgenommen werden. Also habe ich die Mail sofort an ihn geschrieben und durch “terminiert senden” ein genaues Datum und eine genaue Uhrzeit festgelegt. Jetzt schlummert meine Mail im Postausgang für terminierte Mails und geht zum definierten Termin raus. Keine unnötigen Erinnerungen in meinem Kalender sind nötig, um es nicht zu vergessen und ich habe es aus meinem Kopf vollkommen streichen können. Weltklasse!
- Kommunikation mit der Cloud, bei mir natürlich mit Dropbox
Für die schnelle Zuweisung zu meinen Projekten oder Aufgaben bzw. Archivordnern in Dropbox kann ich in Spark die Zusammenarbeit mit den unterschiedlichsten Clouddiensten nutzen und sogar als Shortcut, also Wischgeste hinterlegen. Soll eine Mail also einem Projektordner in der Dropbox zugeordnet werden, wische ich die entsprechende Mail einfach zur Seite und wähle die automatisiert hinterlegte Dropbox. Fertig ist die Zuordnung!
- Termine
Termine lassen sich in einer ausgesprochen übersichtlichen Mail-Anfrage annehmen oder ablehnen. Ein Öffnen des Kalenders ist hierfür nicht notwendig. Die Aktualisierung mit meinem Google-Kalender funktioniert problemlos.
- Erinnerung
Auch diese Funktion ist spektakulär. Wenn ich eine Mail versende und eine Antwort innerhalb von einer Woche erbitte (oder erhoffe), dann kann ich dieser Mail eine Erinnerung zufügen. Somit erinnert mich Spark zum definierten Zeitpunkt daran, dass noch eine Antwort aussteht und ich gegebenenfalls noch einmal nachhaken muss.
- Rückgängig
Häufig kommt es vor, dass ich mich im Alltag mal vertippe. Spark zeigt nach jedem Befehl am Unterrand des Bildschirms für einige Sekunden die Möglichkeit an, den letzten Befehl rückgängig zu machen. Durch einfaches Antippen kann ich somit den rasch entdeckten Fehler korrigieren und im Anschluss einfach weiterarbeiten.
- Übersicht
Spark ist für mein Empfinden ausgesprochen übersichtlich. Dies imponiert insbesondere durch:
- den Splitscreen im iPad. Dieser wird durch Spark unterstützt. Dadurch kann ich hervorragend mit anderen Apps zusammenarbeiten
- den Dark Mode: ich empfinde es als ausgesprochen angenehm, dass Spark mit dem Dark-Mode funktioniert. Es entspannt meine Augen und lässt mich konzentriert arbeiten (ja, ich weiß, klingt vielleicht ein wenig komisch, ist aber so)
- die Smart Inbox. Hierdurch kann ich nicht nur schnell einen Überblick über meine ungelesenen Nachrichten erhalten, sondern nach rascher Markierung sind die Mails dann auch schnell als gelesen markiert, aber nicht weg. Die Suchfunktion funktioniert weiterhin tadellos und eine aktive Archivierung ist nicht notwendig.
- das individualisierte Menü. Ich kann nicht nur wie in den meisten Mailprogrammen auch das Menü in seinem Inhalt und seiner Reihenfolge an meine Bedürfnisse anpassen, sondern empfinde auch die Einteilungsmöglichkeiten als ausgesprochen gut. Besonders gefällt mir, dass ich einen Menüpunkt “Anhänge” wählen kann, der mir alle Anhänge aller Mails auflistet.
Spark kann theoretisch noch mehr. Allerdings übersteigen diese Funktionen dann meine “Keep it simple” Philosophie. Beispielsweise kann Spark in die Zusammenarbeit mit Kollegen integriert werden. Man kann Mails an andere Teammitglieder zuzuweisen oder entsprechende Zuweisungen erhalten kann. Auch lassen sich Entwürfe teilen und gemeinsam bearbeiten, usw. Das macht aus meiner Sicht allerdings nur Sinn, wenn man immer mit einem festen Team arbeitet und alle die gleiche Mail nutzen und dem selben Workflow folgen. Dies ist bei mir nicht der Fall. Deshalb erscheinen diese Unterordner auch nicht in meinem Menü und ich sehe vollends von diesen Funktionen ab.
Die Nachteile liegen auf der Hand. Abgesehen von der fehlenden Desktop -Variante gibt es nach meiner Kenntnis auch nur eine Desktop-Version für den Mac. Weiterführende Team-Funktionen können aus meiner Sicht nur sinnvoll angewendet werden, wenn jeder diese App nutzt. Dadurch ist die Nutzung dieser Features nur sinnvoll, wenn du in einem festen Team arbeitest und jeder Spark verwendet, was bei mir nicht der Fall ist.
Abgesehen von der Bedienerfreundlichkeit ist für mich das Zusammenspiel mit der Cloud (Dropbox) unschlagbar. Hierdurch können Mails rasch und unkompliziert den eigentlichen Aufgaben- und Projektordnern zugeteilt werden und ich bin nicht gezwungen, ein zweites Archivsystem innerhalb meines Mail-Programms zu etablieren und mehrere Baustellen aufzumachen.
Zum Abschluss sei noch gesagt, dass du dich vor Nutzung von Spark intensiv mit den AGBs auseinandersetzen solltest.
Ich hoffe, dass ich dir mit diesem Blog einen guten Eindruck über meine bevorzugte Mail-App geben konnte. Hast du noch Fragen, Ergänzungen oder Kommentare? Oder möchtest du vielleicht einen speziellen Wunsch für ein weiteres Thema in meinem zum Thema Produktivität loswerden? Dann hinterlasse doch gern einfach einen Kommentar auf Twitter oder schreibe mir ein Mail.
Bis dahin,
Sebastian.
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