Es ist dir ganz sicher schon einmal passiert, dass du mit der Zeit innerhalb eines Projekts zunehmend unproduktiver wurdest oder sogar den Überblick verloren hast. Die Folge? Projekte stagnieren oder -gerade private Projekte- schlafen sogar ein. Ein Gefühl der Ohnmacht überkommt dich, der Druck steigt und man läuft Gefahr, alles vor die Wand zu fahren.
In diesem Blog zeige ich dir einen möglichen Weg, wie du auch große Projekte effektiv zum Abschluss bringst.
- Leitung und Koordination für maximal drei Projekte muss reichen
Als Projekt bezeichne ich in diesem Blog eine zeitlich begrenzte Aufgabe, die aus verschiedenen Teilaufgaben besteht, um ein definiertes Ziel in einer bestenfalls definierten Zeit zu erreichen. Allzu häufig stellt diese Form der Belastung eine Zusatzaufgabe zum alltäglichen Workflow dar. Somit ist klar, dass die Welt um dich herum wohl nicht still stehen wird, nur weil du dich für solche Projekte entschieden hast. Ob dies nun das Schreiben eines Buches, die Erstellung eines Blogs, der Kauf und die Restauration eines Oldtimers oder die Gesamtkonzeptionierung eines Krankenhaus-Alarm-und-Einsatzplanes ist, spielt hier technisch tatsächlich eine untergeordnete Rolle.
So oder so wird schnell klar, dass auch deine Zeit und deine Ressourcen begrenzt sind. Selbst wenn dir ausreichend Zeit und Ressourcen zur Verfügung stehen, solltest du allerdings nicht mehr als drei Projekte größeren Ausmaßes annehmen und leiten. Unsere Gehirne sind hierfür nicht gemacht. Nur allzu schnell verzetteln wir uns im Selbstmanagement und laufen Gefahr, Fehler zu machen und das eine oder gar mehrere Projekte nicht mit einem guten Ergebnis zum Abschluss zu bringen.
- Starte dein Projekt bewusst und mit klarem Ziel.
Wenn du etwas großes starten möchtest, dann ist es sinnvoll diesen Startpunkt bewusst zu setzen und es nicht dem Zufall zu überlassen und vor sich hin plätschern zu lassen. Im heutigen Beispiel für diesen Blog verfolgst du mal ein privates Ziel: dein Projekt ist der Kauf und die Restaurierung eines Oldtimers. Das ist mal etwas erfrischend anderes und lässt sich trotzdem in den folgenden Prinzipien auf die Arbeitswelt direkt übertragen.
Übrigens gibt es keinen Grund, mit diesem Start auf das neue Jahr, den nächsten Monat oder das nächste Jahrhundert zu warten. Der beste Zeitpunkt für deinen Start ist: JETZT!
Mögliche Hilfestellungen für dich, wie du zu den für dich richtigen Entscheidungen kommst, findest du in meinen Blogs 1, 4, 13 und 23.
- Behalte dein Ziel stets vor Augen.
Einer der wichtigsten Aspekte deiner Projektarbeit ist es, dein Ziel nicht aus den Augen zu verlieren.
Wenn dein Projekt nicht an zeitliche Vorgaben gebunden ist, dann empfiehlt es sich, selbständig eine „zeitliche rote Linie“ zu ziehen. Dadurch generierst du einen Ansporn und erhöhst deine Effektivität.
Um deinem Projekt in diesem Blog die richtige Würze zu verleihen, meldest du dich bereits jetzt für ein Oldtimer-Rennen in 12 Monaten an. Somit hast du dir in unserem Beispiel eine realistische Frist gesetzt und verlierst weniger schnell dein Ziel, also den Kauf und die Restaurierung deines Oldtimers, aus den Augen.
Dein Ziel: Du fährst in 12 Monaten mit einem eigens gekauften und restaurierten Oldtimer ein Rennen, für welches du dich bereits angemeldet hast.
- „Essenzielles“, „Beiwerk“ und „Verzierung“: Deine Prioritäten für Projektschritte.
Natürlich benötigst du ein Gesamtkonzept. Kosten, Materialien, etc. sollen ja nicht aus dem Ruder laufen. Das Dilemma ist nur, dass du allzu häufig im Rahmen der Gesamtplanung vom Hölzchen zum Stöckchen kommst und zuletzt von der Fülle an Aufgaben und Prozessen schier erschlagen wirst.
Wenn ein Projekt so richtig anläuft, dann entsteht zudem rasch das Phänomen, dass sich etliche Teilaufgaben und Teilprojekte entwickeln und sich sogar förmlich verselbständigen. Aufgaben werden verteilt, plötzlich unterschiedliche Ziele verfolgt und unterschiedliche zeitliche Abläufe generiert. Hierbei kann es schon recht schwierig werden, das Wesentliche nicht aus den Augen zu verlieren. Schnell erscheinen Nebensächlichkeiten zu wichtigen Meilensteinen zu werden, was bei näherer Betrachtung allerdings alles andere als der Wahrheit entspricht und dich in der Erreichung deines Ziels kein Stück weiterbringt.
Aus diesem Grunde lohnt es sich, deine Projekte immer mit folgender Frage:
Welche Mindestvoraussetzung muss ich erfüllen, um mein Ziel zu erreichen?
In deinem Fall ist die Antwort auf diese Frage schematisch dargelegt wie folgt:
Du benötigst erstens in 12 Monaten, zweitens ein Oldtimer Kfz, welches drittens fahrtüchtig ist, und viertens eine Zulassung für den Straßenverkehr (oder den Rennbereich) hat.
Und, um hier noch einmal die Prioritäten klar zu machen: das geht auch mit einem hässlichen Lack, fehlendem Radio im Fahrzeug, noch nicht restaurierten Rücksitzen…du weißt, worauf ich hinaus will?
Um hier ganz klar die Prioritäten zu setzen, definierst du also zukünftig für alle deine Projekte einen
1. essenziellen Kernstrang, der unabdingbar ist (4 Reifen, Lenkrad, funktionierender Motor und Bremsen…),
2. ein Beiwerk, das sinnvoll ist, aber schon nicht mehr als essenziell bezeichnet werden kann (Neue Lackierung, funktionierende Heizung, etc.)
3. eine Verzierung, die „Nice-to-have“ ist, aber auch in 5 Jahren noch nachgearbeitet werden kann (Radio, Wackeldackel und alles was dir sonst noch einfällt)
- Projekte müssen einen Abschluss finden: jongliere nie mehr als 5 Teilprojekte gleichzeitig.
Wenn du dir die letzte Abbildung genau ansiehst, stellst du schnell fest, dass zu keinem Zeitpunkt mehr als 5 Teilaufgaben eines Projekts in den Einzelschritten aufgezeigt sind.
Teilprojekte solltest du beenden, bevor du mit neuen beginnst. Wenn ein Projekt mit der Zeit eine gewisse Größe erreicht hat, und zu viele Teilprojekte, Nebenaufgaben oder wie auch immer du es nennen möchtest, entstanden sind, sieht man buchstäblich den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Die Überforderung durch die große Anzahl an Themengebieten innerhalb eines Projekts führen dazu, dass du wie das Kaninchen vor der „Zeitschlange“ in Stase gerätst und nicht mehr handlungsfähig bist. Genau dies sind dann die Momente, in welchen du dich schnell dabei ertappst, häufiger die Sozialen Medien einzuschalten, lieber mit Gott und der Welt zu chatten oder einfach im Internet zu surfen. Diesem Phänomen kannst du durch zwei Methoden effektiv aus dem Weg gehen:
- Verhindere Strikt, dass mehr als drei bis maximal fünf Teilprojekte eines Gesamtprojekts geöffnet und bearbeitet werden. Hierdurch behältst du den Überblick und hast die Chance, inhaltlich und formal in den Teilprojekten voran zu kommen und diese abzuschließen.
- Wenn du in der Hochphase eines Gesamtprojekts steckst, in welchem du mit vielen Teilprojekten jonglieren musst, setze klare Prioritäten und konzentriere dich auf den nächsten Schritt. Durch die Abarbeitung der nächsten kleinen Teilschritte, verlierst du nicht die Motivation und behältst das Gefühl, voran zu kommen.
- Sage „NEIN“, wenn man in solchen Momenten mit zusätzlichen Aufgaben und Herausforderungen auf dich zukommt oder mach deinem Gegenüber klar, dass du perspektivisch bereit sein wirst, aber genau zu diesem Zeitpunkt die weitere Übernahme von Aufgaben nicht sinnvoll erscheint.
Zusammengefasst achtest du zukünftig in deiner Projektarbeit auf folgende Aspekte:
- Niemals mehr als 3 große Projekte gleichzeitig.
- Starte bewusst und umgehend in dein Projekt, denn durch pure Planung ist noch kein Projekt vollendet worden.
- Behalte dein Ziel vor Augen und bleib auf Kurs.
- Unterteile deine Projekte in „Essenzielles“, „Beiwerk“ und „Verzierung“.
- Projekte müssen einen Abschluss finden: niemals mehr als 5 Teilprojekte gleichzeitig.
Findest du dich in dieser Art der Projektarbeit wieder? Hast du hierzu Kommentare oder Anregungen, Ergänzungen oder Fragen? Dann kontaktiere mich doch einfach über Twitter oder Mail. Ich freue mich auf deine Rückmeldung!
Bis dahin,
Sebastian.
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