Du kennst das. Die Zeit war diesmal einfach zu knapp und du weißt nicht, wie und mit welchen Prioritäten du den anstehenden Vortrag in der verbleibenden Zeit vorbereiten sollst. Ich zeige dir in diesem Blog fünf der wichtigsten Punkte, die deinen Vortrag trotzdem zu einem Erfolg werden lassen. Es ist wichtig zu verinnerlichen, dass die meisten Punkte für jeden deiner Vorträge Gültigkeit haben, nur insbesondere unter Zeitdruck aus meiner Sicht noch einmal ganz besonders zu beachten sind.
- Content is King
Unbedingt solltest du lieber die Inhalte in und auswendig kennen als unzählige Folien in (zu) kurzer Zeit zu erstellen. Bedenke, dass du sehr gut ohne Folien professionell vortragen- und eine einzigartige Verbindung zu deinem Publikum aufbauen kannst. Aus meiner Sicht sollte dies ohnehin immer dein Ziel sein, solang das Setting dieses Vorgehen erlaubt. Während deiner Präsentation möchten die Zuhörenden hören was du sagst und nicht lesen was du schreibst, denn in solch einem Fall kaufen sie sich lieber (d)ein Buch. Aufgrund der möglichst guten Vorbereitung trotz der kurzen Zeit kannst du dich auf das Präsentieren konzentrieren und auch wirklich die Inhalte vermitteln und genau das ist es in diesem Moment, worum es doch eigentlich geht.
- Trainiere besonders den starken Einstieg und ein phänomenales Ende
Sowohl der Beginn als auch das Ende deiner Präsentation sind Schlüsselstellen, die deinen Zuhörern immer im Kopf bleiben. Die Chance eines guten Einstiegs darfst du keinesfalls verschenken und auch unter Zeitdruck lohnt es sich unbedingt, dem guten Start deines Vortrags besondere Aufmerksamkeit zu schenken. Übe also deinen Einstieg in jeder frei bleibenden Sekunde und spule ihn immer und immer wieder ab: im Auto, unter der Dusche, während des auf und ab Laufens im Flur. Vollkommen egal, nur gewinne hier eine absolute Sicherheit, die dir zu Beginn deines Vortrags hilft, selbstsicher und authentisch ins Rennen zu gehen. Nähere Tipps und Tricks zu einem gelungenen Einstieg in deinen Vortrag findest du in meinen Blogs 7, 9, 17, und 18.
Dein Fazit sollte -grundsätzlich immer- ein Knaller sein. Im Falle einer zu kurz angesetzten Vorbereitungszeit gilt das noch einmal ganz besonders. Wenn du in der Lage bist, die Kernaussagen deiner Rede zum Schluss noch einmal leidenschaftlich, authentisch aber insbesondere scharf abgegrenzt abzurunden, punktest du ungemein bei deinen Zuhörern. Dies setzt voraus, dass du in diesem Fall besonders diszipliniert deinen Abschluss planst. Was hierbei besonders zu beachten ist und wie du einen Präsentationsabschluss gestalten solltest, kannst du detaillierter in Blog 2 erfahren.
- Fordere deinen Mut zur Reduktion heraus
Wenn du meinen Blog schon länger verfolgst, dann ist diese Information grundsätzlich nichts neues für dich. In den Blogs 2 und 5 beschreibe ich dir, wie du dich mit Foliengestaltung in Anzahl und Inhalt auseinander setzen solltest. Wenn du unter Zeitdruck stehst, gelten diese Regeln natürlich umso mehr. Hierzu gehört insbesondere die Nutzung von (großen und qualitativ hochwertigen) Bildern, die deine Kernaussagen unterstützen. Aufgrund der kurzen Vorbereitungszeit, wirst du eventuell von ein paar Folien als Hilfestellung im roten Faden deines Vortrags abhängig sein. Dann nutze die Folien als „Notizzettel“, aber Verzichte darauf, mehr als drei Stichworte pro Folie zu verwenden und achte darauf, dass unter den Bedingungen der schlechten Vorbereitung aufgrund mangelnder Zeit die verwendeten Stichworte auf den Folien nicht nur deinen Zuhörern den roten Faden zeigen, sondern vor allem auch die den notwendigen Hinweis dafür geben, was du zu diesem Zeitpunkt deiner Präsentation berichten wolltest.
Und bedenke bei der Gestaltung deines Vortrags, dass du bei entsprechenden Vorgaben die Zeit nutzen darfst, aber nicht musst! Die meisten Zuhörenden sind einem Speaker ausgesprochen dankbar, wenn der Vortrag inhaltlich auf den Punkt gebracht und gut formuliert ist. Da muss ganz sicher nicht gleichzeitig die gesamte Redezeit in Anspruch genommen werden. Also, hab Mut zur Reduktion!
- Wenn du wenig Erfahrung hast und es nicht lassen kannst, probiere mal “Design-Ideen” von PowerPoint.
Viele sind in der Nutzung von Präsentationsprogrammen nicht sehr bewandert. Unter Zeitdruck kann dies allerdings fatale Folgen haben, zumal in Relation zur theoretischen Vorbereitung ohnehin nicht allzu viel Zeit für die banale Vorbereitung von Vortragsfolien investiert werden darf. Du erinnerst dich an Punkt 1: “Content is King”.
Grundsätzlich solltest du in diesem Moment den Mut haben, eine Folien einfach mit einem Wort zu versehen oder einfach ein Bild zu zeigen, welches die gesamte Folie einnimmt. Es reicht ein weißer Folienhintergrund und vielleicht eine Schriftart, die passend ist.
Wenn du dich aufgrund des Settings allerdings gezwungen fühlst tatsächlich noch mehr Informationen auf den Folien zu platzieren (was, und ich wiederhole mich, meiner Ansicht nach nicht gut ist), dann gibt es einen Taschenspielertrick, den du (einmalig) verwenden kannst.
Die Entwurfhilfe von PowertPoint kann in diesem Fall sehr nützlich sein. Wenn du in ein Folienlayout den Text eingibst und -bei Bedarf- noch ein Bild platzierst, kannst du unter “Entwurf” und “Desginideen” durch das Programm verschiedene Designvorschläge für deine Folie mit entsprechendem Inhalt anzeigen lassen.
Aber VORSICHT: nicht jeder Vorschlag ist wirklich brauchbar. Übernimm die Folien nicht im blinden Vertrauen.
Suche dir unter Verwendung dieser Unterstützung die Folie aus, die dir richtig erscheint und gleichzeitig die Regel für Mindestschriftgrößen einhält. Aber bedenke, dass zunehmend viele Menschen aus Gründen der Faulheit und grundsätzlich zu ihren Ungunsten diese Designvorlagen tagtäglich nutzen und somit das Design keinesfalls ein Alleinstellungsmerkmal hat. Zudem kannst du ganz sicher, inhaltlich und formal schönere Folien generieren, aber dafür braucht es nunmal ein bisschen Zeit, die du in unserem heutigen Thema nunmal nicht hast.
- Du weisst, dass du zu wenig Zeit hattest…dein Publikum nicht
Selbstverständlich wirst du keinesfalls auf die Bühne gehen oder bei deinem Pitch nach vorne treten und mit deinen einleitenden Worten erst einmal entschuldigend formulieren, dass dir nicht genug Zeit für die Vorbereitung geblieben sei und du dennoch Hoffnungen hättest, dass der Vortrag nun gut genug präsentiert werden könne. Das machst du NIEMALS, NIEMALS, NIEMALS! Du implizierst deinen Zuhörenden durch solche Aussagen nicht nur, dass sie es nicht wert waren, einen (zeitlich) adäquat vorbereiteten Vortrag zu hören, sondern machst gleichzeitig auch noch jedem klar, dass die nächsten 20 Minuten offensichtlich ausgesprochen langweilig und wohl auch inhaltlich belanglos werden, weil der Vortrag ja nicht ausreichend vorbereitet werden konnte. Also mach das bitte NIEMALS, NIEMALS, NIEMALS!
Es ist hilfreich, wenn du dir klar machst, dass du zwar genau weißt, dass die Zeit zu knapp war, aber wenn du es nicht in die Welt hinausposaunst, weiß das sonst niemand im Raum. Und wenn du gefragt wirst, dann war die Zeit natürlich immer mehr als genug, um der Kundschaft, den Zuhörenden oder den Lernenden eine herausragende, einzigartige und überragend gute Präsentation zu liefern. Nicht mehr, nicht weniger.
Die große Herausforderung hierbei ist es, auch während deines Vortrags den Zuhörenden genau diesen Eindruck zu vermitteln. Dies ist deshalb eine Herausforderung, weil du wahrscheinlich in der Kenntnis nicht ausreichend Zeit gehabt zu haben, nervös sein wirst. Und Nervosität führt ganz schnell dazu, dass dein Gehirn nicht mehr richtig funktioniert und du Fehler machst. Dennoch möchtest du und solltest du ausgesprochen natürlich, eben sehr authentisch, wirken. Und hier schließt sich der Kreis zu den ersten beiden Punkten. Wenn du dich trotz der kurzen Zeit auf die Inhalte deines Vortrags möglichst gut vorbereitet und die Kernaspekte herausgearbeitet hast, dann wird dir im Zusammenspiel mit einem gut trainierten Start und einem auf den Punkt gebrachten Abschluss dennoch das Publikum jedes Wort von den Lippen ablesen.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass es dir immer wieder einmal passieren kann, dass du mit dem Eindruck einer zu geringen Vorbereitungszeit in einen Vortrag gehst. Aber das ist kein Beinbruch…solang du keinen solchen daraus machst.
Besinne dich darauf, dass
- Inhalte deutlich mehr wert sind als Folien (“Content is King”),
- sowohl der Einstieg als auch der Abschluss als Schlüsselmoment besonders intensiv trainiert werden muss,
- die Reduktion auf das Wesentliche nicht nur Zeit in der Vorbereitung spart, sondern auch dir die Möglichkeit gibt, die wirklich wichtigen Inhalte zu behalten und zu präsentieren,
- es beispielsweise in PowerPoint kleine Hilfsmittel in Form von “Designideen” gibt, die dir dabei helfen können, Folien schnell zu gestalten, wenn du dich nicht so gut in der Foliengestaltung auskennst und
- du zwar weißt, dass es wohl mit deiner Vorbereitungszeit ein wenig zu knapp war, dein Publikum aber nicht.
Es gibt sicher noch andere Tipps und Tricks zu diesem Thema. Hast du hierzu Rückmeldungen und Ergänzungen Wenn du solche mit mir teilen möchtest, dann freue ich mich über deinen Kontakt über die Sozialen Medien oder gerne auch via Mail.
Bis dahin,
Sebastian
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