Wenn du dich der Frage stellst, was unproduktiv macht, muss man sich natürlich zunächst fragen, was Produktivität überhaupt ist. Hochtrabende Definitionen aus der Wirtschaftswissenschaft halte ich hier allerdings für ein wenig übertrieben.
Für mich bedeutet Produktivität das Ergebnis aus meiner Arbeit im Verhältnis zu den eingesetzten Mitteln und der investierten Zeit. Ich kann also produktiver, je mehr Mittel oder Zeit ich einsetze. Gleichzeitig kann aber ab einem gewissen Punkt die Produktivität durch mehr Einsatz an Mittel oder Zeit nicht mehr effektiv gesteigert werden, sodass ein übertriebener Einsatz von Mitteln oder Zeit nicht zwingend zu einem besseren Ergebnis führen. Es geht also um das richtige Maß und Ziel der eingesetzten Mittel und Schaffenszeit.
Aber was hält uns davon ab, tatsächlich produktiv zu sein? Was macht uns unproduktiv? Prinzipiell spielen hier zwei große Faktoren eine wesentliche Rolle:
- Prokrastination
- Ineffektives Arbeiten.
Prokrastination
Prokrastination beschreibt das (pathologische) Aufschieben von anstehender Arbeit. Wir schieben also Aufgaben auf, anstatt diese aktiv anzugehen. Hier gibt es viele schöne Möglichkeiten der Ablenkung, die sich je nach Ort variieren lassen. Du wirst dich diesem Phänomen also nicht nur am Arbeitsplatz, sondern gern auch zu Hause gegenüber stehen sehen.
Aber was ist eigentlich der Grund für diese immer häufiger erwähnte Prokrastination? Dieses Phänomen mit der schlichten Faulheit zu begründen, ist ein wenig zu einfach. Eine der häufigsten Ursachen für Prokrastination ist tatsächlich die Überforderung. Aufgaben, die zu groß erscheinen, um sie zu erledigen, werden aufgeschoben und nicht aktiv angegangen. Es wird eine Form der Unsicherheit vermittelt, die uns in eine Vermeidungsstrategie zu zwingen scheint. Durch Vermeidung werden die anstehenden Aufgaben jedoch nicht kleiner…klar.
Ineffektives Arbeiten
Der zweite Grund nach der Vermeidungsstrategie ist das ineffektive Abarbeiten bestehender Aufgaben. Zum Thema Effektivität kennst du schon einige Fakten und auch meine Herangehensweisen aus vorhergehenden Blogs 23, 24 und 25.
Hierbei darf Effektivität aus meiner Sicht nicht mit Effizienz verwechselt werden. Effizienz ist, wenn man mit dem Ziel der Apfelernte rasch einen Baum herauf und wieder herunter klettert. Wenn man diese Arbeit schnell verrichten kann, dann ist das effizient. Wenn man allerdings am höchsten Ast des Baumes ankommt und erst dann erkennt, dass man Birnen statt Äpfel pflückt, dann ist das ziemlich ineffizient. Dem stelle ich den Begriff der Effektivität gegenüber. Effektivität bedeutet, dass man in einer guten Zeit von Beginn an auf dem richtigen Baum steht, um die Ernte anzugehen.
Wie man beiden Themenfeldern, also der Prokrastination und der Ineffektivität entgegenwirken kann, sieht man beispielsweise bei der charmanten Ivy-Lee-Methode.
Die Ivy-Lee-Methode beschreibt grundsätzlich 5 Stufen des strategischen Vorgehens, um deine Arbeit effektiv zu gestalten, Prokrastination zu vermeiden und somit deine Produktivität zu steigern.
- Der Arbeitstag beginnt am Vortag
Als Abschluss deines Arbeitstages planst du den Folgetag. Basierend auf den eingegangenen Aufgaben und deinen laufenden Projekten planst du konkret die Aufgaben für deinen Folgetag. Hierbei ist mein Tipp, dass du große Aufgaben in mehrere kleine Aufgaben unterteilst, um die Gefahr der Prokrastination zu vermeiden. Wie klein die Aufgaben gestaltet sein müssen, um dich selbst nicht in eine Vermeidungshaltung zu drängen, musst du selbst herausfinden. Ich empfehle grundsätzlich Aufgaben in einer Größe zu gestalten, die in maximal einer Stunde erledigt werden können. Hiervon plane ich mir persönlich nie mehr als 3 bis maximal 5, weil mein ärztliches tun zu viele alltäglich Überraschungen in sich birgt. Du offizielle „Ivy-Lee-Variante“ empfiehlt, die 6 wichtigsten Aufgaben in den Tag zu planen.
Ich selbst plane mir diese Aufgaben aus meinem Task-Manager direkt in meinen Google-Kalender und kann die einzelnen Aufgaben in Abhängigkeit fester Termine gut strukturieren. Mit der Zeit lernst du durch diese Form der Organisation auch rasch, wie lange du tatsächlich für gewisse Aufgaben benötigst. Du solltest nicht mit dem Anspruch eines perfekten Zeitmanagements in diese Methode starten. Es ist ein Prozess, der mit der Zeit besser wird. Allerdings kannst du dich hier nur weiterentwickeln, indem du nicht nur eine gewisse Dauer pro Aufgabe planst und vorgibst, sondern auch am Ende der Erledigung kurz innehältst und überprüfst, wie lange du tatsächlich gebraucht hast. Nur durch das Objektivieren der tatsächlich benötigten Zeiten kannst du dich in dieser Hinsicht konstruktiv weiterentwickeln.
- Zuerst die richtig wichtigen und hässlichen Brocken.
Wenn du deinen Tag planst, dann achte darauf, dass du die wichtigen Aufgaben zuerst erledigst. Aber Achtung! Es geht hier nicht um „dringend“. Alles ist heute „dringend“. Du musst sogar „dringend“ deine Mutter anrufen, weil ihr euch seit einer Woche nicht mehr gehört habt. „Dringend“ muss man jemanden vor dem Ersticken oder Verbluten retten. Alles andere ist zunächst nicht dringend. Viel eher gilt es, die wichtigen Aufgaben zu erledigen. Zudem gilt die Regel: „hässliche Dinge zuerst“. Aufgaben, die dir weniger Spaß machen oder aufgrund anderer Umstände einfach unangenehm erscheinen, solltest du wie auch die wichtigen Aufgaben sofort zu Beginn deiner Arbeit erledigen. Im Anschluss kannst du dich mit einer schönen Aufgabe belohnen und hast für den Rest des Tages das Gefühl, etwas Gutes bewirkt zu haben.
- Verfolge konsequent deinen Plan
In meinen Blogs zum Umgang mit meinen Mails und Social Media hast du bereits erfahren, dass ich meine Mails am Tage erst abrufe, wenn ich die ersten Aufgaben aus meiner Tagesliste bereits erledigt habe und meine Benachrichtigungen für Mails und Social Media am Smartphone grundsätzlich ausgeschaltet sind. Und seitdem ich das so durchziehe, ist noch niemand daran gestorben…und das ist in meinem Beruf gar nicht mal so selbstverständlich. Ziel ist es, durch dieses Vorgehen nicht abgelenkt zu werden und deinen Tagesplan durch neu eingetroffene Aufgaben in den Mails über Bord zu werfen. Halte Kurs. Erledige die Aufgabe.
- Wenn die erste Aufgabe erledigt ist, dann erledige die zweite auf deiner Liste.
Hier hoffe ich, dass du dir etwas schönes geplant hast, um dich nach dem ersten Brocken ein wenig zu belohnen. Aber achte darauf, dass wir mit der zweiten Aufgabe noch weit vom Öffnen deines Mail-Accounts entfernt sind. Deine Mails warten auf dich und letztlich natürlich auch darauf, am Ende des Tages auf „INBOX ZERO“ abgearbeitet zu werden. Aber erst nachdem deine Aufgaben komplett erfüllt wurden.
Je nachdem wie „kommunikativ“ dein Beruf ist und wie viele Mails du am Tag bekommst, ist deine Tagesliste mit Aufgaben zu planen. Natürlich benötigst du für deine elektronisch Post im Tagesverlauf noch genug Zeit. Aber du wirst überrascht sein, wie schnell das konstruktive Abarbeiten deiner Mails funktioniert, wenn du zuvor deine Tagesaufgaben erfüllt hast und dich im Anschluss voll und ganz auf die Mails konzentrieren kannst.
- Was tun, wenn Aufgaben doch liegen geblieben sind?
Dann verlasse deinen Arbeitsplatz und kehre nie wieder zurück! Nein, kleiner Scherz. Das ist kein Thema, denn dadurch, dass du die Anzahl an Aufgaben für jeden Tag begrenzt und auch darauf achtest, dass eine einzelne Aufgabe niemals mehr als eine Stunde dauert, hast du am Abend deines Arbeitstages die Möglichkeit, übrig gebliebene Aufgaben für die Folgetag einzuplanen. Aber achte darauf, dass du dich hierbei selbst hinterfragst! Weshalb ist die Aufgabe wirklich liegen geblieben? Zu ambitioniert geplant? Hast du die in der zeitlichen Einschätzung anderer Aufgaben verschätzt? Überprüfe dich jeden Abend konsequent, um in deiner Planung von Tag zu Tag noch sicherer zu werden und setze die liegen gebliebenen Aufgaben am Folgetag weit nach vorn.
Wer nicht schon komplett papierlos unterwegs ist und das geschriebene Wort in seiner alltäglichen Planung liebt, kann die hier vorgestellte Methode wunderbar verfolgen und seinen Alltag produktiver gestalten, indem er sich einen hierauf ausgerichteten Tagesplaner besorgt. Zwei Beispiele hierfür findest du hier:
Vielleicht findest du einige deiner Strategien in der hier geschilderten Arbeitsmethode wieder? Oder du kanntest dieses Prinzip bereits, hast es für dich persönlich noch weiter angepasst, ergänzt oder verfeinert? Eventuell zeigt dir dieser Blog aber auch eine neue Herangehensweise, die du einmal selbst ausprobieren möchtest?
Über deine Rückmeldungen, persönlichen Eindrücke und Erfahrungen würde ich mich sehr freuen. Kontaktiere mich hierfür doch gern einfach über die Sozialen Medien oder schreib mir eine Mail.
Bis dahin,
Sebastian.
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