Ja, ich halte es heute in meinem (Arbeits-)Alltag gern so einfach wie möglich. Das war nicht immer so. Im Gegenteil. Ständig fragt ich mich, welche App und welches Hilfsmittel ich noch zusätzlich nutzen könnte, um vermeintlich produktiver zu werden.
Allerdings ist die Einfachheit aus meiner heutigen Sicht einer der wesentlichen Schlüssel zum Erfolg. So verwende ich heute ein Produktivitäts-Konzept, einen Arbeitsplatz und reduziere alles so gut es eben geht auf das Wesentliche. Auf diese Art vermeide ich Ablenkungen und bleibe zielorientiert. Mit dieser Philosophie habe ich mich Stück für Stück weiterentwickelt, bis mein Konzept schließlich sogar in der „iPad-Only Philosophie“ mündete, die ich heute auch nicht mehr missen möchte. Ganz ohne Apps geht es allerdings nicht. Meine aktuellen TOP 10 Apps für das iPad Pro habe ich dir heute in diesem Blog mitgebracht und ganz zum Schluss verrate ich die Kernfrage, die mich zu der hier präsentierten Auswahl gebracht hat und wesentlich dafür verantwortlich ist, dass ich meine Produktivität wesentlich steigern konnte.
Hier meine TOP 10 in ungeregelter Reihenfolge:
- Notability
Allgemeines:
Bei aller Liebe für das papierlose Arbeiten, kann und will ich nicht auf handschriftliche Notizen verzichten. Ich liebe Brainstorming mit handschriftlichen Notizen und eigenhändigen Zeichnungen. Gern schreibe ich in Meetings mit und bereite Protokolle handschriftlich vor. Und ich liebe zugegebenermaßen auch die Möglichkeit, PDFs handschriftlich zu kommentieren, zu markieren oder anderweitig zu bearbeiten und zurück zu senden, zu archivieren oder weiterzuleiten.
Zudem ist es für mich enorm wichtig, neue Dinge durch kreatives handschriftliches Bearbeiten zu erlernen. Meine App der Wahl hierfür ist Notability.
Möglichkeiten:
Es bietet mir alle Möglichkeiten, die mein alltäglicher Einsatz fordert. Ich kann Bilder einfügen, bearbeiten, handschriftlich Texte verfassen und -bei Bedarf- diesen Text dann in einen elektronischen Text umwandeln, kann zeichnen, Organigramme und weitere Abbildungen erstellen, Sprachnotizen hinzufügen, und vieles mehr. Zudem bietet Notability die Möglichkeit der automatischen Speicherung von meinen Notizen in der Dropbox, was ich durch meinen bekannten Workflow mit der Dropbox natürlich ausgesprochen genieße. PDFs lassen sich generieren, markieren und ebenfalls handschriftlich bearbeiten und weiterleiten. Das Programm ist übersichtlich und scheint trotz seiner Möglichkeiten irgendwie auch auf das Wesentliche reduzierte sein.
Haupteinsatzgebiet:
Mit dem iPadPro in Verbindung mit meinem Apple Pencil ist Notability der perfekte Notizbuch-Ersatz, der es mir tatsächlich vollumfänglich erlaubt hat, heute papierlos zu sein.
Kosten:
Es ist im App-Store für 9,99 Euro erhältlich und jeden Cent wert.
Fazit:
Selbstverständlich gibt es noch Alternativen zu Notability. Die meisten habe ich getestet und bin eben bei diesem Programm geblieben. Einer der Hauptgründe für diese Entscheidung war abermals die Einfachheit. Es erschien mir im Vergleich zu den anderen Produkten am intuitivsten und einfachsten gehalten obgleich ich auf nichts verzichten muss. Ich werde Notability und die Mitstreiter in zukünftigen Blogs oder im Rahmen eines YouTube-Videos genauer vorstellen und dir dadurch die Möglichkeit geben, einen tieferen Einblick in diese Apps zu erhalten.
- Google Keep
Allgemeines:
Ja, ich gebe es zu: mein Gehirn ist zu klein, um mir tatsächlich jeden kleinen Aspekt und jede Idee und jede Information zu merken. Einerseits reduziert sich diesbezüglich mein Ehrgeiz hierbei auch gegen null, andererseits scheint es so zu sein, dass die „Entlastung des Gehirns“ durch effektive Notizen eine Schlüsselstellung für produktives Arbeiten ist. Nicht umsonst findet sich dieser Aspekt in der einschlägigen Literatur für effektives Arbeiten immer und immer wieder. Ein Beispiel hierfür ist das wundervolle Buch GETTING THINGS DONE, welches ich in einem meiner vorherigen BLOGS (14) schon einmal erwähnt hatte (empfehlenswert!).
Möglichkeiten:
Ich halte Google Keep für eine der meist unterschätzten Produktivitäts-Apps auf dem Markt. Die App besticht durch ihre Einfachheit, die intuitive Bedienung und wunderbare Übersicht. Eine detailliertere Beschreibung findest du ihn meinem BLOG 15.
Haupteinsatzgebiet:
Google Keep ist mein persönliches Gedächtnis für „ToDos“ und wird von mir auch für die Koordination kleinerer Projekte genutzt.
Kosten:
Keine.
Fazit:
Zusammenfassend muss ich sagen, dass Google-Keep sowohl am Desktop als auch mobil mein perfekter Begleiter ist, um neue Aufgaben, Ideen und vieles mehr zu sammeln sowie kleinere Projekte im Auge zu behalten. Das Zusammenspiel mit Google Kalender ist problemlos und damit für mich ein großes Plus.
- Google Kalender
Allgemeines:
In den vergangenen Blogs habe ich dir von meinem Zusammenspiel zwischen Google Keep und dem Google Kalender berichtet. Die Wahl für Google fiel mir in diesem Fall nicht schwer. Die Tatsache, dass meine Grundvoraussetzungen der systemunabhängigen mobilen Lösung und Desktop-Variante, einer ausgesprochen einfachen und intuitiven Bedienung und der schönen Gesamtübersicht absolut erfüllt waren, machten mir hier die Entscheidung sehr einfach. Durch Synchronisierung der App im Hintergrund mit dem Apple Kalender kann ich gut und gerne Siri nutzen um Termine und Erinnerungen eintragen zu lassen und es zeigten sich bis heute nie Probleme in der Darstellung meines Kalenders.
Möglichkeiten:
Die Möglichkeiten des Google Kalenders sind beinahe unerschöpflich. Die Synchronisation mit anderen Kalendern klappt problemlos. Termineinladungen, die Verbindung mit Google-Maps, das Zusammenspiel mit meinem Mail-Programm und viele Möglichkeiten mehr gestalten sich stets problemlos. Die Grundeinstellungen erlauben natürlich nicht nur mehrere Kalender- und Farbgestaltungen, sondern natürlich auch weitere Definitionen wie die Standardterminlänge, Design und andere Spielereien.
Hauptaufgabe:
Ich verwende Google Kalender sowohl als klassischen Kalender als auch als Zeitplaner in meinem Projektmanagement.
Kosten:
Kostenlos.
Fazit:
Google Kalender wurde für mich zum zentralen Punkt der Termin-, ToDo- und Projektkoordination in einem nahtlosen Zusammenspiel mit Google Keep. Wenn du möchtest, dass ich in diesem Falle noch ein wenig tiefer in die Materie einsteige, dann hinterlasse mir doch gern ein Kommentar über die sozialen Medien oder schreibe mir eine kurze Mail. Dann starte ich ein eigenes Review für dich und gehe tiefer auf mein persönliches Konzept mit dem Google Kalender ein.
- SecureSafe
Allgemeines:
Die ständigen Wechsel von Passwörtern und die Automatisierung für die unterschiedlichsten Webseiten haben mich mit der Zeit wahnsinnig gemacht. Ich hatte vollkommen die Kontrolle verloren und ertappte mich immer und immer wieder dabei, wie ich neue Passwörter beantragen oder auch erstellen musste. Teilweise waren meine Passwörter im Apple-System hinterlegt, teilweise im Google-System, teilweise…ich weiß nicht wo.
Dieses gefühlte Passwort-Chaos brachte mich dazu, ein einziges und definiertes Passwort-Programm zu verwenden, auf das ich mich stets verlassen kann und welches unabhängig vom Betriebssystem überall funktioniert. Und so kam ich bereits vor einiger Zeit zu SecureSafe.
Möglichkeiten:
Es kann „online“ und „offline“ verwendet werden, ist durch ein selbst gewähltes, sicheres Passwort zu öffnen und kann auf Wunsch auch mit Face-ID problemlos geöffnet werden. Die App ist klar strukturiert und intuitiv zu bedienen. Irgendwelche „Superduper-Zusatzeinstellungen“ sind aus meiner Sicht in dieser App nicht nötig. Dennoch erweist sich für dich vielleicht ein nettes Feature namens „Datei-Safe“ als hilfreich. Hier können in der App Dokumente, Fotos, Videos, etc. sicher hinterlegt werden, die nicht so ohne weiteres in der Standardablage deines iPads zu finden sein sollen. Zudem kann die App auch als „sichere Kommunikations-App“ verwendet werden. Man kann den Empfänger wählen und einen Sicherheitscode hinterlegen, notwendig dann notwendig ist, um die Nachricht zu öffnen.
Die Titel der einzelnen Passwörter kann ich selbst definieren. Die Passwörter kann ich mir dann bei Bedarf ansehen oder auch kopieren und sie anschließend in einer anderen App eintragen.
Für meine eigentliche Berufssparte eventuell interessant ist die „Medical Safe“ Idee. Hiermit können patientenrelevante Daten zukünftig zwischen medizinischem Personal sicher verschlüsselt hin und her gesendet werden.
Kosten:
Der Preis richtet sich nach Speicherplatz und ich konnte es mir bisher problemlos für meinen Zweck erlauben, die kostenlose Variante zu nutzen.
Fazit:
Alles in allem lege ich dir diese App aufgrund ihrer charmanten Einfachheit sehr ans Herz. Sie hat sowohl auf meinem iPad Pro als auch auf meinem iPhone einen Ehrenplatz. Wer sich über diese App näher informieren will, findet entsprechende Informationen unter https://www.securesafe.com/de/?gclid=CjwKCAiApOvwBRBUEiwAcZGdGNE8-KLrqBeEHCxnlNazZJv1XIySus6AAYTx0S0e-dWGmqvA5r6m3hoC_I0QAvD_BwE
- Dropbox
Allgemeines:
Heute, im 21. Jahrhundert, ist es für mich selbstverständlich, dass ich nicht nur von überall auf meine Daten zugreifen kann, sondern auch eine Sicherheitskopien meiner Daten habe, die nicht abhängig von einer meiner „Festplatten“ ist.
Möglichkeiten:
Einzelne Ordner oder ganze Ordnergruppen können erstellt und komplikationslos freigeschaltet oder wieder gesichert werden. Es erinnert schnell an ein klassisches Ordnersystem auf dem Desktop jedes beliebigen Betriebssystems. Die Bedienung ist intuitiv und kann ohne Einführung einfach verwendet werden, was nicht nur mir persönlich entgegen kommt, sondern auch meinen Kolleg/innen, die in Abhängigkeit unterschiedlicher Projekte mit mir zusammenarbeiten.
Somit bin ich in der Lage, Dokumente problemlos zu teilen und gemeinschaftlich zu bearbeiten. Die derzeitig Suchfunktion erscheint mir zwar nicht ganz so mächtig, wie es beispielsweise bei Evernote der Fall ist, jedoch scheint sich hier in der letzten Zeit einiges zu tun und unter Voraussetzung meines Schriftbildes erkennt die Suchfunktion von Dropbox bereits meine handschriftlichen Notizen innerhalb von Notability, die ich automatisiert in meiner Dropbox archiviere, um auch unabhängig von meinem Notizprogramm auf eben genau diese Notizen zugreifen zu können.
Hauptaufgabe:
Zentrales Datenablage- und Sicherungssystem mit der Option, Projektinhalte zentral und komplikationslos zu teilen.
Kosten:
Abhängig davon, ob du dich für eine kostenlose oder kostenpflichtige Variante entscheidest, hast du unterschiedlich viel Speicherplatz in deiner Cloud zur Verfügung. Dropbox unterscheidet insbesondere in seinen Angeboten zwischen Einzelnutzern bzw. Freiberuflern und Teams und bietet kostenabhängig sogenannte „Premium-Features“. Ich nutze derzeit die Variante mit 2TB für 9,99 EURO pro Monat und bin damit ausgesprochen zufrieden.
Fazit:
Dropbox ist die Cloud meiner Wahl. Ich habe mich für Dropbox entschieden, weil es ein meinen Regeln entsprechende, nicht System abhängige App ist, die sowohl online als Desktop-Variante als auch mobil verwendet werden kann.
- Microsoft Office 365
Allgemeines:
Ich liebe die Produkte von Apple. Pages, Numbers und insbesondere Keynotes halte ich für ausgesprochen intuitiv und Präsentationen, die ich mit Keynotes erstellt habe, waren dann doch immer irgendwie ein wenig „hübscher“ als die Varianten mit PowerPoint. Und dennoch arbeite ich mittlerweile konsequent mit Word, Excel und PowerPoint und habe hierfür Microsoft Office 365 abonniert. Und warum ist das so?
- Egal wie schön mittlerweile die Kompatibilität zwischen den einzelnen Anbietern ist, ganz zuletzt tut sich doch immer wieder ein Problem auf, wenn man von den Apple-Produkten auf Microsoft-Produkte übertragen muss.
- Die meisten Auftraggeber für meine Vorträge setzen Microsoftprodukte als Medium voraus, um sie an die Technik in den Sälen anschließen zu können.
- Mein Hauptarbeitgeber arbeitet konsequent mit Microsoftprodukten
Ich war tatsächlich lange standhaft und weigerte mich, auf Microsoft „umzuschulen“. Gleichzeitig musste ich mir mit der Zeit eingestehen, dass es immer deutlich mehr Zeit und nerven kostete, wenn ich dann versuchte, die Vorträge etc. von den Apple-Produkten auf Microsoft zu konvertieren. Anfangs hatte ich noch ein gutes Argument, denn gefühlt war ich deutlich schneller in der Vorbereitung von Keynote-Präsentationen und das Ergebnis erschien mir schöner. Mit der Zeit wurden meine Slides allerdings so pragmatisch und insbesondere auf dem iPad haben die Microsoft-Produkte so immens aufgeholt, dass es sich um ehrlich zu sein nicht mehr lohnt, den „Konvertiertungs-Stress“ auf sich zu nehmen. Und so gab ich auf.
Möglichkeiten:
Was soll ich sagen? Ich ausgesprochen zufrieden. Mir fehlt nichts, was ich in meinem Arbeitsalltag mit Word, Powerpoint und Excel in meiner iPad Only Strategie benötigen würde. Die Synchronisation läuft tadellos. Man kann die Dateien in der Cloud oder lokal speichern. Eine direkte Anbindung an Dropbox als „Cloud der Wahl“ ist automatisiert möglich. Somit habe ich nun nur noch jeweils eine Datei-Variante pro Text-, Tabellen- oder Präsentationsdatei. Die Kompatibilität mit Dateien anderer ist kein Problem mehr. Nachdem ich mich an das Arbeiten mit den Apps gewöhnt habe, muss ich somit auch keine Extrazeit mehr investieren.
Hauptaufgabe:
Standard-Apps für Schriftliche Dokumentation, Tabellenkalkulation und Folienpräsentation.
Kosten:
Das Angebot ist relativ komplex. Ich nutze das Abo für 10,00 EURO pro Monat und mir fehlt es an nichts. Gleichzeitig sind Updates inklusive und ich bin somit sicher, dass ich immer die neueste Variante mit allen Features an Bord habe.
Fazit:
Also, weniger cool, aber deutlich effektiver und das ist halt nunmal, worum es im Kern der Sache ja eigentlich geht. Ein ganz wichtiger Aspekt in der Nutzung von Microsoft Office 365 ist die DSGVO. Wer sich hier genauer informieren will, sollte wichtige Grundregeln beachten und sich unter folgenden Links genauer belesen:
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/gdpr-dsr-office365
- Spark
Fazit:
Mein elektronisches Postfach heißt Spark. In BLOG 22 bin ich ausführlich auf das kostenlose Programm und meine Arbeitsweise mit der App eingegangen, weshalb ich hier direkt ins Fazit einsteige. Spark ist für mich persönlich derzeit nach Prüfung ausgesprochen vieler Mail-Apps die App der Wahl. Einfach zu bedienen und wirklich effektiv und mächtig.
- Google Chrome
Allgemeines:
Ja, es zieht sich wie ein roter Faden durch mein Konzept. Ist schon irgendwie komisch. Da bin ich mittlerweile ausschließlich mit mobilen Lösungen von Apple unterwegs und nutze dennoch nicht die systemeigenen Apps. Aber was spricht gegen Safari als Browser? Die ehrliche Antwort ist: gar nichts. Ich halte Safari sogar für einen ausgesprochen guten Browser. Aber jetzt kommt leider wieder mein „Totschlagargument“: es ist mir zu systemabhängig. An meinem Arbeitsplatz nutze ich kein Apple. Leider. Das Microsoft-System im Büro zwingt mich also dazu, eine Alternative zu verwenden, wenn ich darauf wert lege, dass ich immer wieder mit nur einem System zu arbeiten, um eben durch eine Art von Design, Menüführung und Ansicht im Alltag effektiv bleiben zu können. Somit habe ich mit für Google Chrome entschieden.
Möglichkeiten:
Der Browser ist schnell, aus meiner Sicht übersichtlich, erlaubt mir von der Google Startseite aus einen raschen Zugriff auf meinen Google Kalender und Google Keep sowie die Grundeinstellungen meines Google Accounts. Ich habe von jedem Einsatzort aus Zugrifft auf meine Google Kontakte und die Lesezeichen sowie Webverläufe sind ebenfalls überall gleich. Somit fiel die Entscheidung tatsächlich nicht schwer und ich werde wohl auch in nächster Zukunft an diesem Konzept festhalten.
Hauptaufgabe:
Beschaffung von Informationen im Internet. Bindeglied verschiedener Softwarelösungen in der Desktop-Version, ohne dabei von Betriebssystemen abhängig zu sein.
Kosten:
Kostenlos.
Fazit:
Um deinen Arbeitsalltag einfach zu gestalten und überall die gleiche Benutzeroberfläche zu haben.
- Spotify
Allgemeines:
Ich habe lange überlegt, ob ich diese App wirklich in meinen TOP 10 der „Produktivität“ aufführen möchte. Streng genommen hat diese App ja gar nichts damit zu tun und gehört offiziell wohl eher in die Spart „Unterhaltung“. Dennoch arbeite ich gern abgeschottet von der Außenwelt und habe mit meinen Noise-Cancelling-Kopfhörern und der passenden „Konzentrations-Musik“ die größte Chance, in den berüchtigten Konzentrationsmodus zu rutschen und wirklich effektiv zu sein. Um auch in dieser Hinsicht unabhängig von der Art des Devices zu sein und die gleiche Playlist sowohl via Desktop als auch mobil nutzen zu können und mich nicht jedes Mal von vorn zurecht finden zu müssen, ist Spotify für mich genial und gehört eben doch irgendwie als Teil der TOP 10.
Möglichkeiten:
Die Auswahl an Musik und Podcasts scheint schier grenzenlos. Bei Hörbüchern empfinde ich manchmal, dass noch ein wenig Luft nach oben wäre, aber hierfür habe ich mich auch noch nicht konkret genug damit auseinandergesetzt, denn eigentlich soll mir Spotify die Welt der Musik eröffnen und das funktioniert ganz wunderbar. Die Erstellung eigener Playlists funktioniert einfach und schnell. Je nach Wunsch können Listen oder einzelne Lieder auch offline gehört werden und das Zusammenspiel mit den Playlists anderer Spotify-Hörer nutze ich teilweise sehr gern. Mittlerweile nutzen wir den Familien-Account, sodass auch meine Kinder von der App profitieren können und sie genießen den Zugriff auf die Musik zunehmend häufig.
Kosten:
- Dictate
Allgemeines:
Das ist ein Diktat. Hier kann man natürlich nur erahnen, wie gut, schnell und auch genau dieses Programm in der Lage ist, meine Sprache in Text umzuwandeln. Ich kann dir nur ans Herz legen, dich mit dem Diktieren auseinanderzusetzen. Umso kleines dein elektronisches Helferlein, desto schneller wirst du mit deinen Textes zurecht kommen. Die iPhone-Tastatur kann ich kaum noch bedienen, weil ich das meiste diktiere und dadurch deutlich schneller bin. Aber auch auf dem iPad wurde Dictate zunehmend zu meinem treuen, produktiven Begleiter.
Möglichkeiten:
Dictate funktioniert sowohl online als auch offline. Satzzeichen wie Punkt und Komma werden sehr gut erfasst. Kleinere Fehler gehören dazu, können im Anschluss an das Diktat allerdings problemlos über die Tastatur korrigiert werden.
Nach Beendigung des Diktats kannst du mit nur einem Klick den gesamten Text kopieren und in die App deiner Wahl einfügen. So lassen sich durch ein Diktat ganze Bücher schreiben. Aber auch kleinere Nachrichten via WhatsApp, SMS oder Mail sind hier kein Problem. Verwendet man allerdings direkt den „Senden“ Butten, kann man sich zwar das Kopieren und Einfügen sparen, allerdings fordert die App einen dann nach einiger Zeit dazu auf, die Pro-Variante zu kaufen. Diese hat es preislich in sich und jeder muss für sich entscheiden, ob er das Geld zu zahlen bereit ist.
Die Werbung ist tatsächlich etwas nervig. Wenn das weniger stört, der kann bei der kostenlosen Variante bleiben. Wer sich schnell durch die eingeblendete Werbung genervt fühlt, sollte für die „PRO“-Version ein paar Euro investieren und bleibt somit von Werbung verschont.
Hauptaufgabe:
Tastaturersatz für Mails und Texte.
Kosten:
Kostenlos oder 13,99 EURO pro Monat.
Fazit:
Ich finde, jeder sollte sich aus Gründen der Effektivität mit Sprache-zu-Text-Programmen auseinandersetzen. Meine derzeitige „App der Wahl“ zu diesem Thema ist Dictate, weil ich online und offline so lang diktieren kann wie ich möchte, ohne unterbrochen zu werden und die Spracherkennung bis zuletzt sehr zuverlässig erschien.
Zum Abschluss:
Wie versprochen kommen wir nun zur Kernfrage, die mich dazu brachte, meinen iPad-Pro-Screen aufzuräumen und auf das Wesentliche zu reduzieren, sodass meine Produktivität tatsächlich wesentlich gestiegen ist. Ein Mal im Monat stelle ich mir nicht mehr die Frage: „was kann ich noch für eine App nutzen, um produktiver zu werden“, sondern „auf welche App kann ich verzichten?“. Es scheint banal, aber tatsächlich führt diese Frage zu einer deutlich höheren Effektivität, wenn du dir diese Frage nicht nur beantwortest, sondern gleichzeitig auch Konsequenzen daraus ziehst und nicht genutzte oder unnötige Apps konsequent von deinem iPad entfernst. So passiert es dann ganz schnell, dass du nicht einmal mehr deine erste Seite des iPads mit Apps füllen kannst und somit den Blick auf das Wesentliche behälst.
Es ist vollkommen klar, dass App-Stores und dein Umfeld dir anderes suggerieren. Aber tatsächlich immer mehr Apps zu nutzen, um angeblich produktiver zu sein, ist ein Trugschluss. Insbesondere wenn zum Schluss mehrere Apps auf deinem iPad sind, die grundsätzlich ein und die selbst Sache als grundlegende Aufgabe erfüllen sollen, läuft wohl etwas in die falsche Richtung.
In den nächsten Blogs werde ich immer wieder Reviews zu diesen, aber auch zu anderen Produktivitäts-Apps vorstellen. Wenn du hierzu Fragen oder Anmerkungen hast, dann hinterlasse doch gern einen Kommentar in den Sozialen Medien oder schreibe mir gern auch eine Mail.
Bis dahin,
Sebastian.
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