DR. Sebastian Casu

Du kennst das. Man geht sein Mail-Postfach durch und da schlummert sie…ganz versteckt…als wäre sie eine von vielen: die Monster-Mail! Und so steht man dann wie auf dem Titelbild dieses Blogs allein einem riesigen Gegner gegenüber und es droht die Schockstarre.

Was sind Monster-Mails?

Monster-Mails sind gut und gern auch mal an 10 Personen gerichtet, nicht selten von einem Häuptling formuliert und gespickt mit Spitzfindigkeiten. Verschiedene Empfänger bekommen unterschiedliche Aufgaben, die nicht nur teilweise voneinander abhängen, sondern gleichzeitig auch mit unterschiedlichen zeitlichen Vorgaben versehen sind. Richtig schön wird es dann noch, wenn sich Beteiligte nicht einmal untereinander kennen.

Allein wenn ich solche Mails lese, läuft es mir kalt den Rücken runter, denn es bedeutet, dass sich die sendende Person keine Gedanken zu den Folgen dieser Mail gemacht hat und jegliche Kenntnis im Projektmanagement offensichtlich vollends meidet, denn meist ist in solch einem Falle jede Kommunikationsform besser als das Schreiben einer Mail. Hier ist dann „Prokrastination leicht gemacht“. Man möchte am liebsten wegrennen. Das geschieht dann auch nicht selten im deutschen Büro und Kämmerlein des 21. Jahrhunderts, indem erst einmal das Smartphone in die Hand genommen wird und man nachsieht, was auf Facebook so in den letzten 3 Minuten gepostet wurde, um im Anschluss dann vielleicht auch noch schnell neue Turnschuhe im Internet zu bestellen und auch weitere Schutzmechanismen zu nutzen, um diesem Gefühl der Überforderung zu entgehen. Das kurzweilige Surfen macht vielleicht Spaß, hilft allerdings nicht wirklich dabei, das Thema zu lösen und wenn man sich dann wieder wagt, in das Mail-Postfach zu schauen (gern so 5-10 Minuten später), ist die Monster-Mail noch immer da und lacht einem ins Gesicht. Im schlimmsten Fall könnte sich das über Tage hinziehen.

Allerdings habe ich in den vergangenen Jahren diesen Mails den Kampf angesagt und mir vorgenommen, diese Monster in ihre Einzelteile zu zerlegen und mich nicht mehr bezwingen zu lassen. Und genau das ist auch das Konzept, das ich mir mit der Zeit angeeignet habe und dir hier heute vorstellen möchte. Denn auch wenn es die sendende Person offensichtlich nicht wahrhaben möchte, ist eine solche Monster-Mail für mich was sie ist: ein kleines Projekt. Je nach Kontext gern auch das Teilprojekte des großen Ganzen. Und so möchte ich eben auch damit umgehen.

Das Prinzip: analysiere, terminiere, sei proaktiv!

Die (Monster-)Mail sieht schon gar nicht mehr so schrecklich furchteinflößend aus, wenn man sie von Beginn an analysiert und termingebunden in ihre Einzelteile, also Kleinaufgaben zerlegt. Dadurch kann man selbst monströse Mails förmlich in Luft auflösen. Für die Analyse und Terminierung gehe ich mit Standardfragen vor, welches ich mehr oder weniger bei jeder Mail anwende.

Diese Kernfragen stelle ich mir:

1. Betrifft die Mail mich wirklich?
   1. Wenn nein, zur Kenntnis nehmen und weg damit.
   2. Wenn ja, geht es zu Punkt 2.

2. Kann ich meinen Teil unabhängig von vorgegebenen Voraussetzungen innerhalb von „2 (-5) Minuten erledigen?
   1. Wenn ja, beantworten und abschließen (dann wäre es aber keine Monster-Mail).
   2. Wenn nein: Monster-Mail-Alarm, ZERLEGUNG PLANEN. Ist die Zerlegung der Inhalte mit Terminierung und Aufgabenverteilung innerhalb von 2 (-5) Minuten möglich wird es sofort erledigt und ich gehe umgehend weiter zu Punkt 3. Ist dies nicht der Fall, plane ich die Zerlegung. Dann bekommt eine solche Mail einen Termin in meinem Kalender mit dem Begriff „Mail XY zerlegen“ und ich setze sie in meinem Mailprogramm SPARK auf Wiedervorlage, wodurch sie bis zum definierten Bearbeitungstermin vollkommen aus meinem Postfach verschwindet. Zum genannten Termin kommt es dann zur Zerlegung im Sinne einer kleinen Projektarbeit.

Kann ich unabhängig von weiteren Partizipierenden das in der Mail genannte Ziel erreichen?

1. 1. Wenn ja: persönliche Terminierung als Aufgabe im Kalender und Aufteilung der offensichtlich „großen Aufgabe“ in (meist drei) kleine Teilschritte, damit es nicht mehr so viel erscheint.
   2. Wenn nein: ich sehe der Tatsache ins Auge. Es handelt sich um ein -wenn vielleicht auch nur kleines- Projekt, selbst wenn sich die sendende Person dessen nicht so bewusst ist. Also gehe ich auch so damit um:
      1. 1. Eröffnung eines „kleinen Projekts“, eventuell mit Ordner in der Dropbox, ansonsten im Kalender.
         2. Zeitplanung und Aufgabenformulierung aus meiner Sicht im Kalender:
            1. Wann muss
            2. Wer
            3. Was erledigen?

(Zusätzliche „Projekt-Planungs-Apps“ wie beispielsweise Meistertask oder Trello, etc,  nutze ich derzeit nicht.)

Und genau jetzt werde ich proaktiv, ergreife also die Initiative, und spiele die ersten Bälle zu. Die Personen, von denen ich mit der Erledigung meiner Aufgaben abhängig bin, erhalten eine „proaktive“ Nachricht. Entweder via Mail (ACHTUNG: freundlich und transparent ansprechen, sonst wird das gerne falsch verstanden) oder gern auch direkt durch einen Anruf. Hier schlage ich ein terminiertes Telefonat zwecks Abgleich der gemeinsamen Inhalte und des zeitlichen Vorgehens vor, weil Kommunikation via Mail für solche Dinge aus meiner Sicht eine Katastrophe sind. Wenn ich mich für die Kontaktaufnahme via Mail entschieden habe, trage ich mir einen Termin zwecks Wiedervorlage ein, falls die Empfangenden bis zu diesem Zeitpunkt nicht geantwortet haben. In diesem Falle frage ich höflich nach.

Wenn ich selbst durch Recherche meinen Teil bereits vorbereiten kann, wird dies von mir gern im Kalender noch vor dem Telefonat geplant. Meist geht alles dadurch ein wenig schneller voran und Mitarbeitende sind durch meine ersten Ergebnisse motiviert, Gas zu geben. Weitere “Projektplanung” erfolgt in Abhängigkeit der Telefonate.

Auf diesem Wege ist die Monster-Mail ganz rasch schlicht und einfach aufgelöst…in Aufgaben, Telefonterminen, Definition von Deadlines und so weiter und so fort.

Jetzt wirst du sagen, dass dadurch die Arbeit ja nicht erledigt ist und auch nicht schneller erledigt werden kann. Hier ist meine Antwort klar: FALSCH. Anstatt die Mail noch für 3 Tage im Posteingang reifen zu lassen und dann mit schlechtem Kommunikationsstil in die Planlosigkeit zu starten, wird die Mail durch das hier vorgestellte Vorgehen bewertet, geplant in Aufgaben aufgeteilt und durch proaktives Vorgehen schließlich auch teilweise mit dem ersten Schritt bearbeitet. Und schneller geht das schlicht und einfach nicht.

Fazit:

Ich bin der festen Überzeugung, dass mein Hauptthema nach Erhalt einer Monster-Mail die Vermeidung von Prokrastination ist. Dem sehe ich entgegen, indem ich mir bei jeder Mail die gleichen analytischen Fragen stelle und sofort eine Handlung einleite. Komme ich durch meine Fragen zum Ergebnis, dass ich inhaltlich und formal für die Erledigung meiner Aufgaben von anderen Abhängig bin oder es einer deutlichen Recherche bedarf, dann behandle ich den Inhalt dieser Monster-Mail als das, was es ist: ein „Mini-Projekt“. Somit erfolgt die sofortige Planung mit meinem üblichen System und ich komme rasch in meine bekannte Verhaltensmuster der alltäglichen Arbeit, was die Monster-Mail schon gar nicht mehr so bedrohlich wirken lässt. Letztlich gehe ich in den praktiven Teil in der Kommunikation über, um meine Aufgaben erledigen zu können.

Wie ich weiterhin mit meinen Mails umgehe und nähere Informationen zu meinem Mailprogramm Spark findest du in BLOG 21 und BLOG 22.

Wie gehst du mit diesen Monstern um? Hast hier auf anderen Wegen gute Erfahrungen gemacht? Siehst du meinen Weg als eine gute Richtschnur? Teile deine Gedanken, Fragen und Kommentare gern über die Sozialen Medien oder schreib mir eine Mail.

Bis dahin,

Sebastian.