In BLOG 15 habe ich dir vorgestellt, wie ich eingehende Aufgaben und Ideen in Google Keep sammle und dann im Verlauf zuteile:
Aufgaben, die nicht großen Projekten zugeordnet werden müssen, platziere ich im Google Kalender. Hier bekommen diese Aufgaben einen „Termin ohne zeitliche Zuordnung“, sodass diese dann übersichtlich am oberen Rand des Kalenders erscheinen und mein Gesamtüberblick über Termine und Aufgaben gewahrt bleibt (siehe BLOG 15). Um den Gesamtüberblick zu wahren, habe ich zudem für meine „To Do’s“ eine eigene Kalendersparte eröffnet, damit ich die terminierten Aspekte bei Bedarf ausblenden kann. Dies geschieht im Alltag jedoch selten, da der große Vorteil der Platzierung meiner To Do’s im Kalender unter anderem darin bestehen, dass ich über Termine und Aufgaben mit einem Blick die Kontrolle bewahre. Klar, dass ich mir an Tagen, die mit Besprechungen und anderen Terminen vollgestopft sind nicht auch noch 5 riesengroße Aufgaben platziere…
Auch wenn es sich viele leisten können, Aufgaben und Projekte tatsächlich auch zeitlich im Kalender zu blocken und sich in dieser Zeit ausschließlich darauf zu konzentrieren, kann ich mir dies zu meinem Bedauern derzeit aufgrund „medizinischer Notfälle“ in meinem Beruf nicht leisten. Meine Empfehlung für dich ist, deine Aufgaben zeitlich und inhaltlich so gut wie möglich zu planen. Wenn Dein Alltag dies erlaubt, weil beispielsweise niemand stirbt während du mit abgestelltem Telefon im Büro sitzt, dann lege ich die eine konkrete zeitliche Aufgabenplanung sehrsehrsehr ans Herz. Solltest du in meiner Gilde der Akutmedizin tätig sein, dann empfiehlt es sich, die Aufgaben ohne klare Zuordnung der Tageszeit zu planen. Alles Weitere sehr gern in meinen vorherigen Blogs…viel Spaß beim Stöbern!
Grob ist mein Konzept angelehnt an die Ivy-Lee-Methode, die ich dir ausführlich in meinem BLOG vorgestellt habe. Allerdings habe ich den ganzen Kram technisch ein wenig an meine alltäglichen Umstände angepasst.
Aufgaben, die entweder inhaltlich einem Projekt zugeordnet werden müssen oder gar ein neues Projekt eröffnen stellen jedoch organisatorisch größere Herausforderungen dar.
Projektarbeit:
Grundsätzlich ist die größte Herausforderung in der Projektarbeit aus meiner Sicht das Zusammenspiel von:
- Zeitlichem Gesamtüberblick (denn die meisten Projekte sind sinnvoller Weise an zeitliche Vorgaben gebunden und wenn dies nicht so ist, dann sorge ich dafür um effizient zu bleiben)
- Inhaltlichem Gesamtüberblick (versteht sich hoffentlich von selbst)
- Koordination der am Projekt beteiligten Personen
Diese Herausforderung gilt es ohne großen zeitlichen Aufwand oder wilde Schickimicki-Programme, die man erst leidend erlernen muss, zu meistern.
Meine bekannten Prinzipien:
- So wenig Apps und Programme wie möglich
Somit stelle ich in meinem Alltag sicher, dass ich mich nicht für jeden Arbeitsschritt auf andere Systeme, Programme bzw. Apps ein- und umstellen muss. Gleichzeitig entwickle ich rasch Routine im Workflow mit den wenigen mir zur Verfügung stehenden Apps.
- Meine Programme müssen sich sowohl auf mobilen Lösungen als auch in der Desktop-Variante einsetzen lassen, damit ich jederzeit und von überall darauf zugreifen kann.
- Mitarbeitende sollen sich ohne große Mühe mit meinem System zurecht finden. Da ich häufig, gern und mit ausgesprochen vielen und unterschiedlichen Menschen zusammenarbeite, ist mir ein System wichtig, dass jede Person (meine Kollegen und auch ich) problemlos und intuitiv mit nutzen kann.
Mein konkretes Konzept:
Da ich bereits für die Zuteilung der Aufgaben ohne Projektierung den Google Kalender verwende, kommt dieser auch für die zeitliche Übersicht meiner Projekte zum Einsatz. Hier kann ich innerhalb der Terminübersicht Notizen in Größe und Art meiner Wahl hinterlegen, auf Dateien verweisen oder auch Ansprechpartner hinterlegen. Allerdings ist es für mich enorm wichtig, nicht vor lauter eingetragener Termine die Gesamtübersicht zu verlieren. Dies löse ich, indem jedes Projekt eine eigene Kalendersparte (mit eigener Farbzuteilung) hat.
So ist es mir möglich, aktuell in der Übersicht nicht benötigte Projekte einfach auszublenden. In diesem Fall erscheinen die Projekte nur am linken Rand in der Kalender-Gesamtübersicht. Projekte, die abgeschlossen sind, werden dann natürlich umgehend und konsequent aus dem Kalender entfernt. Gleichzeitig kann ich für die Gesamtplanung alle Projekte darstellen und somit meinen Alltag besser organisieren.
Arbeite ich gerade aktiv an einem Projekt, klicke ich das entsprechende Thema an und die zeitliche Übersicht mit projektassoziierten Terminen und Aufgaben erscheint im Kalender.
So behalte ich nicht nur den Gesamtüberblick über die Inhalte der einzelnen Projekte, sondern auch über die Gesamtanzahl der laufenden Projekte, wobei ich grundsätzlich versuche, nicht mehr als drei große Projekte gleichzeitig zu koordinieren und zu bearbeiten, da ich sonst die Kontrolle verliere und nichts wirklich fertig wird. Dadurch werde ich unproduktiv und das Gesamtergebnis ist für alle Projekte ein schlechteres als es hätte sein können (zu der magischen Zahl Drei siehe auch BLOG 13).
Obgleich ich die einzelnen Projekte die meiste Zeit ausblende, behalte ich den zeitlichen Gesamtüberblick. Dies löse ich, indem ich definierte Deadlines oder zeitliche Meilensteine in meinem Standardkalender in der bekannten Sektion ohne zeitliche Zuteilung aber mit aktiver Erinnerung hinterlege. So geht nichts vergessen und mein Google Kalender ist in meiner alltäglichen Ansicht nicht überladen.
Manchmal dürstet man tatsächlich nach mehr “Schickimicki”. Bunte Apps und andere Lösungen, die mir versprechen, mein Leben noch einfach zu gestalten. Aber die Wahrheit ist, dass zusätzliche Lösungen meist einfach nur zusätzlich, aber nicht zwingend effektiver sind. Tatsache ist, dass die Ergebnisse meiner Projekte in Inhalte und Zeit definieren, ob ich eine gute Arbeit abgeliefert habe oder nicht. Ganz zuletzt, spielt die Farbe meiner App, derer Kosten und der Art meiner Verwendung schlicht und einfach keine Rolle. Wenn man sich dies einmal wirklich und -teilweise mit enttäuschenden Resultaten- und nüchtern vor Augen geführt hat, bekommt der effektive Einsatz des iPads für den alltäglichen Workflow tatsächlich eine neue und ausgesprochen minimalistische Bedeutung.
Wenn du Fragen oder Kommentare zu diesem Blog hast, dann kontaktiere mich gern einfach über Twitter und schreibe eine Mail. Ich freue mich auf deine Rückmeldung.
Bis dahin,
Sebastian.
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