Wir unterliegen durch den Drang und die Möglichkeit der ständigen Erreichbarkeit unglaublich vielen Ablenkungen. Mails, Nachrichten aus Social Media und News-Apps, Kurznachrichten und vieles mehr führen immer wieder zu Unterbrechungen am Arbeitsplatz und im produktiven Alltag. Ist man erst einmal unterbrochen worden, kostet es immer wieder viel Zeit und Mühe, um wieder richtig in den Arbeitsprozess hineinzukommen. Nicht selten gelingt dies gar nicht, bevor schon wieder die nächste Ablenkung herein trudelt.
Verfolgt man unter Berücksichtigung dieser äußeren Einflüsse kein klares Konzept, scheint ein produktives Arbeiten, wie beispielsweise die konzentrierte Vorbereitung eines Vortrags, kaum noch möglich zu sein.
Viele behaupten, dass sie unter Druck (Zeitnot) am besten arbeiten könnten. Ich behaupte, dass diese Zeitnot einfach nur ein effektives Arbeiten und Ausschaltung ablenkender Faktoren provoziert und man jeden Tag so produktiv sein kann, wenn man mit der bewussten Entscheidung zu Effektivität, einem klaren Konzept und der Disziplin, dieses Konzept auch umzusetzen, seinen Alltag bestreitet.
Fokussiertes Arbeiten
Die heutigen Kommunikationsmöglichkeiten, insbesondere die mobile Kommunikation, soll uns grundsätzlich effektiver werden lassen. Dennoch wurde es zur eigenständigen Herausforderung, ununterbrochen eintreffende Nachrichten zu erfassen, zu sortieren, zu bewerten und gegebenenfalls zu beantworten. Diese Herausforderung wird umso größer, wenn du gleichzeitig nicht ständig in deinem eigentlichen Workflow unterbrochen werden möchtest.
Cal Newport sieht in seinem Buch Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen einen wesentlichen Schlüssel zur Effektivität darin, dass du dich aller Ablenkungen zum Trotz auf die in diesem Moment wesentliche Sache konzentrierst. Er beschreibt hierfür eine Art „tiefen Konzentrationsmodus“ („Deep Work“). Dieser Modus gleicht einer Art meditativem Zustand und erlaubt dir, dein Thema effektiv abzuarbeiten. Da wir Menschen unterschiedlich sind, hat jeder seine eigene Methode, um diese spezielle Konzentration zu erreichen. Hier solltest du aber nicht auf einen Zufall hoffen. Vielmehr solltest du versuchen, deinen tiefen „Konzentrationsmodus“ bewusst herbeizuführen. Somit trainierst du auch, diesen Zustand zum Zeitpunkt und Ort deiner Wahl aufrufen zu können. Die Berücksichtigung der folgenden Punkte spielt für die Erreichung dieses Ziels eine wesentliche Rolle.
Multitasking gibt es nicht!
Ja, das ist hart. Aber das früher so beliebte „Multitasking“ existiert nicht, weil unsere Gehirne nunmal hierfür nicht gemacht sind. Zwischenzeitlich ist es mehrfach wissenschaftlich belegt, dass „Multitasking“ nicht produktiv macht. Im Gegenteil. Es ist eine Urquelle für Fehler und Missmanagement. Zu schnelle inhaltliche Wechsel deiner Tätigkeit führen dazu, dass du gedanklich noch in der vorherigen Aufgabe steckst und dich nicht auf das neue Aufgabengebiet ganz und gar einlassen kannst. Für mich persönlich war ein wesentlicher Schritt hin zu meiner produktiven Arbeitsweise das Eingeständnis, dass es Multitasking nicht gibt und somit die Konzentration auf ein einziges Thema ein wesentlicher Schlüssel zum Erfolg ist. Somit richtet sich in meiner Organisation alles darauf aus, dass ich ablenkende Faktoren auf ein Minimum reduziere, um eben nicht dem Versuch des Multitaskings zu verfallen. Späte Erkenntnis wenn man bedenkt, dass hierzu bestehende Studien faktisch schon uralt sind. Aber was soll’s, besser spät als nie…
Im Übrigen zeigen die Daten auch, dass das berühmte Multitaskingtalent der Frauen ebenfalls ein Mythos ist. Schade eigentlich. Nähere Informationen aus einer der letzten Studien aus dem Jahr 2019 findest du hier.
Social Media
Ein wesentlicher Faktor ablenkender Einflüsse kann heute wohl in den Sozialen Medien gesehen werden. Wenn Multitasking nicht funktioniert, kann man eben nicht effektiv arbeiten und gleichzeitig eingehende Nachrichten der Social Media sammeln, sichten, bewerten und womöglich sogar beantworten. Ich habe vor einigen Jahren darauf reagiert, indem ich meinen bestehenden Facebook-Account einfach löschte. Da ich zu dieser Zeit keine anderen Social Media Plattformen nutzte, reduzierte ich somit die diesbezüglichen Stressoren auf Null. Gleichzeitig schaltete ich alle Newsfeeds ab. Es war ein tief beeindruckendes Gefühl, wieviel Zeit mir plötzlich zur Verfügung stand und wie sehr meine Produktivität gesteigert werden konnte. Wer aus welchen Gründen auch immer an den Sozialen Medien festhalten möchte, der sollte mit sich selbst eine Art Vereinbarung treffen, wie er mit diesen Medien umgehen möchte. Folgende Schlüsselfragen kommen hier besonders zur Geltung:
- Welchen tatsächlichen, eventuell sogar messbaren Nutzen ziehe ich aus meine Tätigkeit in den Sozialen Medien?
- Wieviel Zeit benötige ich, um diesen Nutzen effektiv auszuschöpfen?
- Welches Soziale Medium ist tatsächlich geeignet, diesen Nutzen zu liefern?
- Zu welchem Zeitpunkt des Tages, der Woche, des Monats oder des Jahres macht für mich die Verwendung dieses Mediums Sinn, um meinen definierten Nutzen wirkungsvoll herausziehen zu können?
- Wie reduziere ich Anzahl der Sozialen Medien und den entsprechenden Zeitaufwand auf ein Minimum, ohne meinen messbaren Nutzen zu gefährden?
Nach meiner Ruhephasen bezüglich Social Media war ich mit Beginn meines Blogs bereit, mich wieder an Twitter, Facebook und Co aktiv zu beteiligen. Dies allerdings unter der klaren Regel, dass Mitteilungen ausgeschaltet sind. Somit vermeide ich, dass jede Nachricht meinen Arbeitsfluss durch akustische oder visuelle Signale unterbricht und mich in meiner Produktivität einschränkt. Ich entscheide gezielt, wann ich mich auf welchem Wege mit den Sozialen Medien beschäftigen möchte.
Mails und andere Nachrichtendienste
Wie ich mit meinen Mails umgehe, habe ich bereits in den Blogs 21 und 22 ausführlich dargelegt. Hierzu sei einfach nur noch einmal erwähnt, dass die Unterbrechung durch eine eintreffende Mail eben nichts anderes als eine Unterbrechung ist. Nicht mehr, aber eben halt auch nicht weniger. Der Effektivität ist es egal, ob mein Workflow von Facebook oder meinem Mailprogramm unterbrochen wurde. Beides wirft mich gleichermaßen aus dem Takt. Und deshalb gehe ich eben auch genau so mit meinen Mails um wie ich es in den genannten Blogs beschrieben habe und empfinde dies seither als Befreiungsschlag. Wenn ich versuche in einen der genannten „tiefen Konzentrationsphasen“ einzutauchen, trage ich auch dafür Sorge, dass mich keine anderen Nachrichtendienste wie WhatsApp, Skype u.ä. unterbrechen können. Das Ausschalten dieser Mitteilungen ist ausgesprochen schnell erledigt und, keine Sorge, im Nachhinein kannst du es auch schnell wieder aktivieren. Je nachdem welches Smartphone du verwendest, kannst du durch einen „Bitte nicht stören“-Modus alle aktiven Anrufe blockieren und einzelne Anrufe davon ausnehmen. Musst du also für deinen Chef im Homeoffice weiterhin erreichbar sein, möchtest aber sonst von niemandem gestört werden, ist hier eine einfache Einstellung zu Beginn der Einrichtung deines Smartphones möglich und ab sofort kannst du dein Telefon durch einen Klick ebenfalls in den „tiefen Konzentrationsmodus“ schicken.
Homeoffice
Tolle Erfindung…wenn sie funktioniert. Blöd ist hieran nur, dass sie bei manchen ganz und gar nicht funktioniert. Möchtest du effektiv von zu Hause aus arbeiten, bedarf es nicht nur der Disziplin und Verfolgung deiner eigenen Arbeitsweise, sondern es bedarf auch der disziplinierten Akzeptanz deines Umfeldes, also deiner Familie, der Kinder, Nachbarn, Postboten und allen, die du dir sonst noch so vorstellen kannst.
Dies impliziert, dass für ein tatsächlich produktives Handeln zu Hause ein eigenes Arbeitszimmer (am besten in einem anderen Stockwert als der andere Wohnbereich) mit „Bitte nicht stören“-Schild an der Tür die unumstößliche Grundlage zu sein scheint. Schön wäre es auch, wenn deine Kinder bereits alt genug sind, dieses Schild lesen (und akzeptieren) zu können. Hinzu kommen dann wohl auch das Ausschalten des Festnetztelefons, der Türklingel und anderer störender Gerätschaften, die es in deinem Umfeld so gibt.
Tatsache ist, dass mein persönlich produktivstes Homeoffice meist ein Cafe mit W-LAN-Anbindung ist. Ein solcher Ort verbunden meinen geliebten Noise-Cancelling-Kopfhörern lässt mich größtenteils nicht nur besser als zu Hause arbeiten, sondern tatsächlich sogar deutlich besser als in meinem Büro. Und da ich mein „Büro“ durch meine iPad-Only Strategie immer komplett bei mir habe, scheint dieses Konzept meine persönliche Wunderwaffe der Effektivität zu sein. Mit diesem Prinzip habe ich im Jahr 2019 ganz sicher drei meiner besten Vorträge vorbereitet. Ob dieses Konzept auch etwas für dich ist, musst du natürlich selbst entscheiden. Aber einen Versuch ist es wert!
Bewusste Planung bedeutet bewusste Pausen
Für mich persönlich ist die Planung bewusster Pausen eine der größten Herausforderungen. Pausen zu planen fühlt sich bis heute für mich unsäglich unproduktiv an. Und gleichzeitig ist mir vollkommen klar -und von Jahr zu Jahr wird es für mich deutlicher- dass natürlich auch das Gehirn dem Gesetz der Homöostase folgt und Pausen notwendig sind, um in den Arbeitsphasen wirklich produktiv zu bleiben. Pause bedeutet aber nicht, dass du dich nutzlos fühlend in einer dunklen Ecke aufhalten musst. Pause bedeutet, dass du losgelöst von deiner Arbeitswelt etwas tust, was dir besonderen Spaß macht und *ZACK* war für mich dieser Blog geboren.
Schließlich kann ich dir, wenn du das Konzept von „Deep Work“ näher verfolgen willst, das Buch „Konzentriert Arbeiten“ von Cal Newport empfehlen. Es lohnt sich!
Ich hoffe, ich konnte dir mit diesem Beitrag ein paar wesentliche Aspekte effektiven Handelns näher bringen. Wenn du Fragen oder Kommentare hast, dann kontaktiere mich doch gern über…na?…genau: die Sozialen Medien oder schreib mir eine Mail. Sobald mein Workflow es vorsieht, antworte ich dir sofort und steige auch gern in tiefere Diskussionen ein.
Bis dahin,
Sebastian.
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